Cinco consejos para administrar el correo electrónico de forma eficiente y productiva

El correo electrónico es una de las herramientas de trabajo más necesarias en la actualidad, en la medida que no es tan intrusivo, facilita el manejo de muchos temas de forma simultánea, permite asignar tareas y funciones a los equipos de trabajo de manera expedita y manejar varios aspectos de una empresa desde cualquier lugar.

Así lo cree Juan Pablo Villegas, gerente general para Citrix Colombia, quien afirma que “la productividad de los empleados se alcanza cuando es posible tener acceso a sus emails, datos y aplicaciones desde cualquier lugar y cualquier dispositivo, de forma segura. Una de las mejores formas para lograrlo es a través de la tecnología de virtualización, pues gracias a esta los colaboradores encuentran en el mismo centro de datos toda la información que requieren”.

Podría pensarse, entonces, que el correo estimula la productividad, sin embargo, mal utilizado, puede surtir el efecto contrario, pues puede convertirse en una tarea absorbente, distractora y tediosa.
Al respecto Paloma Martínez, coordinadora de la especialización en Gerencia de producción y productividad de la Universidad El Bosque, anota que “para el uso adecuado del correo electrónico, y así mejorar la productividad, es importante establecer algunos tips o reglas que pueden generar un impacto en el manejo del tiempo”.

En ese sentido, la recomendación más importante que ofrece la experta es “realizar carpetas y titularlas, no solamente con ítems o aspectos específicos de importancia, sino también para organizarlas para dar prioridad, por ejemplo, etiquetando con un número o una frase que indique su priorización”.

A continuación, presentamos algunas recomendaciones para que el correo electrónico sea una efectivamente una herramienta de productividad.

Mantener en cero el buzón de mensajes

Para poder organizar las tareas de forma eficiente es importante mantener el buzón de correos recibidos en cero, es decir, sin correos sin leer. Para esto la función más útil es la de borrar los correos. Si le preocupa eliminar accidentalmente mensajes que podría necesitar más adelante, configure su papelera para que no se vacíe tan frecuentemente, de manera que pueda recuperar la información si lo requiere.

Manejar un sistema de etiquetas

La mayoría de programas de correo electrónico permiten marcar los mensajes con etiquetas. Estas resultan útiles para priorizar, agrupar y organizar los mensajes por temas, por ejemplo, clientes, y ordenar las carpetas mediante subcategorías como el nombre de cada cliente. Entre más organizado sea el sistema de archivo, más fácil será ubicar los mensajes importantes más adelante.

Momento específico para revisar el correo

No mantenga el buzón abierto todo el día porque las alertas constantes pueden interrumpir y distraerlo de labores importantes. En cambio, destinar dos o tres momentos a lo largo del día para revisar y responder correos, y marcarlos en la agenda como ocupados, permite que esta tarea se haga de manera más eficiente, evita las interrupciones del flujo de trabajo y permite enfocarse en lo prioritario.

Dar de baja correos promocionales

Es posible, sin darse cuenta, resultar suscrito a una cantidad de boletines promocionales y publicidades que, además de ser agobiantes, pueden esconder mensajes importantes. En lugar de eliminar inmediatamente los mensajes que no desea recibir, dedique unos minutos para darse de baja de la suscripción, con el fin de evitar que esos correos que no le interesan, o no tiene tiempo de leer, sigan invadiendo su buzón.

Usar otros medios de comunicación

Muchos correos electrónicos corresponden a preguntas o comentarios que podrían resolverse de manera más rápida y eficiente con un chat, una llamada telefónica corta o, simplemente, caminando hasta el puesto de trabajo de la otra persona. Esas formas de comunicación más directas, además de reducir el tráfico de correos electrónicos, ayudan a reducir el tiempo que se pasa frente a las pantallas y fomentan los vínculos sociales.