Claves para retomar los viajes de negocios y el turismo de reuniones durante este año

De acuerdo con la Encuesta Tendencias del viajero 2021 -2022 realizada por la Asociación Colombiana de Agencias de Viajes y Turismo (Anato), la participación del segmento corporativo en la comercialización del sector fue 55%, mientras que el segmento vacacional representó 45%, al igual que al preguntar por la motivación de los viajes realizados en 2021, 12% de los encuestados respondieron que corresponde a negocios o razones profesionales.

Mientras que a nivel internacional, la Global Business Travel Association (Gbta), organización enfocada en los viajes de negocios, realizó sus estimaciones para el presente año en las que menciona que la demanda global de viajes corporativos aumentaría 38%. De esta forma, la industria turística está viendo un buen momento para fortalecer el turismo de reuniones al potenciar los viajes de negocios.

Con estas cifras y considerando el momento por el que atraviesan las empresas en cuanto al regreso a la presencialidad y la reactivación de actividades que se realizaban antes de la pandemia, la empresa de software enfocada en el sector empresarial, SAP, entregó recomendaciones para que los empresarios decidan retomar los viajes de negocios.

En primer lugar, sugiere tener en cuenta que así regresen los viajes no será de la misma forma que en 2019 y al elegir si se realiza o no el viaje, se debe ponderar si es realmente necesario y si es un gasto eficiente que beneficie tanto al colaborador como a la empresa.

Respecto a los empleados, recomiendan darles más libertad para que ellos evalúen la pertinencia del viaje, pues explican que con el protagonismo del trabajo remoto se ha desarrollado más responsabilidad e independencia que permite empoderarlos desde diferentes formas, además que han desarrollado habilidades para trabajar desde un espacio de trabajo distinto a una oficina.

Frente a este escenario, la empresa de viajes Despegar dio tips para teletrabajar desde un hotel o alojamiento que no sea la casa y seguir siendo eficiente. Recomiendan que se debe partir desde la comodidad y conectividad. Por un lado, eligiendo un espacio que cuente con un área óptima para trabajar durante varias horas, que tenga un escritorio o repisa bien iluminada y con buena vista. Para la conexión, asegurarse de tener buen internet en todos los lugares en los que puede estar mientras trabaja de forma remota y consultar en donde va a hospedar si es posible tener conexión por cable si llega a tener que asistir a reuniones virtuales.

El otro consejo es establecer horarios de trabajo y relajación para que además de tener una experiencia profesional, pueda aprovechar el lugar en el que se encuentra, la otra forma para lograrlo sería elegir algunas tareas laborales que puede hacer fácilmente en un espacio que no sea la habitación.

Retomando las recomendaciones de SAP, otro punto es ser consciente de los gastos en los viajes, de acuerdo con Miguel Ruiz, director de consultoría de soluciones para América Latina y el Caribe de SAP Concur, ahora, después de la pandemia “las empresas son mucho más conscientes de los gastos necesarios que se pueden presentar durante un viaje, sin dejar de darle libertad al empleado”, por ello aseguró que es clave la comunicación y que los datos estén consolidados en un solo lugar por medio de herramientas tecnológicas que logren tener un flujo de información más claro y organizado.

Y un aspecto que ya se vuelve transversal en cada decisión de las empresas, incluyendo en este caso las que implican viajes, es que sean más sostenibles, por ello es un buen momento para establecer nuevas prácticas y métricas que apunten a evaluar internamente el impacto ambiental de la organización. Para mejorar en este campo, se podría elegir vuelos menos contaminantes, hoteles que emitan comprobantes digitales y buscar alianzas con empresas con conciencia sostenible.

Sumado a las anteriores acciones, se pueden diseñar formas para incluir las que recomienda el Fondo Mundial para la Naturaleza (WWF), como elegir los vuelos directos y evitar las escalas ya que estas generan mayores emisiones de gases de efecto invernadero, al igual que viajar con un equipaje ligero ya que al tener menos peso, el gasto de combustible es más eficiente. Otra forma de buscar la sostenibilidad en estos viajes es contribuir a la economía y desarrollo local por medio de la adquisición de productos artesanales a un precio justo.

Luego de tener esto en mente, las empresas colombianas pueden estar atentas a iniciativas para reactivar este tipo de viajes, un ejemplo es la campaña de ProColombia ‘Cambia la fecha, no el destino’ con la que se logró mantener 74% de los eventos que estaban programados para el primer año de la pandemia. De acuerdo con esta entidad, este segmento turístico registraba 23% de la contribución económica de todo el sector, pues antes de la pandemia llegaban más de de 400.000 viajeros de negocios y el año pasado la cifra solo llegó a 80.000.

Durante la asistencia del país al evento de la industria de reuniones ‘IBTM Américas 2021’ se generaron 124 oportunidades de captación de eventos internacionales con empresarios procedentes de ocho mercados de América y Europa; por lo ahora ProColombia ve en 2022 el año para que estos viajes y encuentros inicien a recuperarse.

La presidenta de ProColombia, Flavia Santoro, dijo, "estamos comprometidos con su total reactivación y trabajamos en conjunto con la Red Nacional de Burós y los empresarios nacionales para atraer congresos, convenciones y viajes de incentivos a diferentes destinos del país. El interés por nuestra oferta para esta industria en varios escenarios comerciales internacionales, así como el trabajo comprometido de todos los actores locales para garantizar eventos bio-seguros, innovadores y a tono con las tendencias, nos permite prever un escenario positivo para 2022”.