Conozca las aplicaciones y sistemas para gestionar las tareas contables en organizaciones

La implementación de nuevas tecnologías, softwares de última generación y la necesidad de dotar a las compañías de los estándares de más alta calidad en el ámbito contable, ha sido una de las principales preocupaciones para las empresas colombianas tras la adopción de las Normas Internacionales de Información Financiera, las cuales están reguladas bajo la ley 1314 de 2009.

Sin embargo, y más allá de las exigencias que hace la Superintendencia de Sociedades a los principales contribuyentes del país a reportar su información financiera bajo esta normativa, existen múltiples aplicaciones y sistemas que ayudan a medianas y pequeñas empresas a gestionar la información contable y operativa y que funciona incluso desde teléfonos móviles.

Algunas de estas aplicaciones son Fintonic, Facturas Fácil, Goodbudget: Gasto y Presupuesto, Colppy, TuFactura y Stratpad, alternativas digitales que además sirven para incrementar la productividad y eficiencia en estas tareas cotidianas.

En este sentido, Jorge Guzmán, experto en redes sociales y nuevas tecnologías de la Universidad de Antioquia, destacó que “la mayoría de estos sistemas son utilizados por pequeñas y medianas compañías que no cuentan con mucho presupuesto para invertir en grandes plataformas contables y financieras pero que, con un correcto manejo, son muy útiles y presentan grandes réditos para ellas”.

Con el uso de plataformas especializadas en temas de organización financiera y contable, los procesos operativos pueden mejorar su eficiencia en cerca de 50%, de acuerdo con estudios de consultoras como SAE.

No obstante, y pese a que se estima que más de 90% de medianas y pequeñas empresas deben implementar algún tipo de sistema o aplicación contable y de gestión financiera, se calcula que dos tercios de medianas compañías usan versiones obsoletas de software empresarial, lo que va en contra de su evolución y desarrollo.

Raúl García, magíster en Contabilidad de la Universidad Libre, explicó que “además de la ayuda que pueden otorgar aplicaciones ya conocidas en el ámbito financiero como Goodbudget: Gasto y Presupuesto, Facturas Fácil o Stratpad, es importante que el tejido empresarial, desde sus fases tempranas, entienda la importancia de inversión en sistemas de este tipo, que solo redundan en ventajas comparativas respecto a competidores que no los usen”.

Otra de las ventajas que se pueden obtener a través de los resultados que otorgan apps de organización financiera, según los sistemas de planificación de recursos empresariales, es lograr “una administración integral de la compañía, eficiencia en la cadena productiva, un mayor involucramiento de los empleados, análisis de información en tiempo real, mejora de comunicación interna, automatización de acciones, anticipación a problemas financieros, mayor organización económica y control de imprevistos”, explicó Sara Castillejos, consultora en ERP.

Entre los principales atributos de estas apps y sistemas destacan opciones para pyme como Invoice2go, que ofrece la posibilidad de generar y controlar la evolución de facturas y enviar recordatorios a deudores en forma online. A su vez, clasifica y archiva aquellas ya pagadas y sincroniza todos los movimientos contables.

Por su parte, Mint se conecta a una cuenta bancaria para monitorear los movimientos y operaciones que realice la entidad o la persona. También cuenta con un sistema de seguridad y encriptación integrado para clasificar partidas presupuestarias.

“Un factor a tener en cuenta y que especialmente preocupa a emprendedores novatos en cuanto a estas alternativas es el temor a que su información financiera y contable, que puede incluir manejo de nómina, facturas por pagar o pronósticos de ventas, puede quedar expuesta. Lo importante es asegurarse de los protocolos de seguridad pertinentes y considerar que la mayoría ofrecen estándares con encriptación de datos”, precisó Guzmán.

Por su parte, Castillejos agregó que la implementación de nuevas tecnologías tiene su mayor impacto en el enfoque de la gestión empresarial, relacionada con “negocios orientados a operaciones de producción, distribución de una compañía y el control de sus ingresos y egresos. Para ser competitivo es decisivo adoptar las nuevas tendencias tecnológicas”, dijo.

¿Qué es un sistema enfocado en ERP?
Los Enterprise Resource Planning (ERP), por sus siglas en inglés, o sistema de planificación de recursos empresariales, se hacen cargo de operaciones internas varias de una entidad, desde producción a distribución e incluso de recursos humanos. Según una encuesta de Panorama Consulting, 40% de las empresas que adquieren un ERP notan un aumento en su productividad. Hoy se ofrecen soluciones de Business Intelligence, permitiendo realizar informes sobre el estado de una empresa en todas sus áreas de funcionamiento.