Diez reglas para hacer una presentación entretenida, eficaz y diferente de las comunes

“Preparémonos para cumplir con nuestros deberes, y comportémonos de tal manera que, si el Imperio Británico y su Commonwealth duran mil años, los hombres aún dirán: este fue su mejor momento”.

Así terminó Winston Churchill su tercer y último discurso, pregonado durante la Batalla de Francia. El 10 de mayo de 1940, los alemanes comenzaron la invasión de Francia. El 14 de junio cayó París y en cuestión de días, con Francia rendida, Inglaterra era el único baluarte de Europa contra dos males pútridos, el fascismo y el nazismo.

En aquel momento crítico, el 18 de junio, Churchill pronunció un discurso demoledor, de principio a fin, cargado de palabras destinadas a traer esperanza en aquella hora oscura. Por supuesto, Churchill conocía perfectamente a la audiencia a la que dirigía su alocución, y controlaba, al dedillo, el mensaje que quería transmitir.

Ideas ordenadas y claras, presentaciones eficaces

La entrega clara y lógica de las ideas es un componente fundamental para hacer un buen discurso o una presentación oral eficaz, porque emplear habilidades inadecuadas aburre a la audiencia y, peor aún, perjudica la capacidad de transmitir un mensaje importante.

Impartir una presentación oral es una tarea frecuente en el ámbito educativo, pero también es imprescindible en el ámbito profesional. La preparación y la práctica son elementos claves para aumentar la calidad y alcanzar el éxito.

Académicos, profesionales y estudiantes de todos los campos desean difundir el conocimiento que producen, y esto a menudo es conseguido mediante presentaciones orales en clase, ponencias, conferencias públicas o reuniones empresariales. Por lo tanto, aprender a hacer presentaciones efectivas es una habilidad necesaria.

Algunas reglas simples para concebir buenas presentaciones son las siguientes:

Regla 1. Conocer a nuestro público

Es provechoso conocer con antelación el tipo de audiencia que tendremos y el nivel de conocimiento esperado. De esta manera podemos adecuar la charla y el lenguaje. También es efectivo interactuar con la audiencia y lograr contacto visual con tantas personas como sea posible. Cuidar la apariencia y los modales, ser cortés y elegante.

Regla 2. Menos es más

Incluyamos solo una idea por diapositiva. Seamos organizados y concisos. Usemos el espacio de la diapositiva con sabiduría y evitemos adornos innecesarios que distraigan a los oyentes. Empleemos ilustraciones, pero no abusemos de las animaciones y evitemos las estridentes, como las figuras o texto que parpadeen, sobrevuelen, etc. Las transiciones entre diapositivas deben ser suaves.

Revisemos la gramática, la ortografía y el diseño de cada diapositiva. Una presentación estructurada y clara conduce al diálogo, y facilita un turno de preguntas valioso y productivo. No respondamos a las preguntas vagamente.

Regla 3. Un minuto por diapositiva

Lo ideal es dedicar un minuto por diapositiva y emplear referencias en el encabezado que posibiliten el seguimiento. Esto permitirá que repartamos de forma adecuada el tiempo de la presentación. Evitemos las diapositivas que solo contengan texto, los desvíos, las tangentes o las cuestiones secundarias. Una presentación excesivamente larga invita a la desconexión, y por el contrario, una presentación demasiado corta resulta desconcertante.

Regla 4. Complementar, no repetir

Interactuemos con la presentación, pero evitemos leer el texto directamente. Podemos construir una presentación con fuerza visual, pero evitando la sobrecarga cognitiva. No seamos redundantes, la presentación debe complementar el discurso. El estilo y diseño gráfico deben ser reconocibles y contundentes.

Regla 5: Principio de parsimonia

Utilicemos el principio de parsimonia en las explicaciones: no en el sentido de ser lento, sino en el de ser frugal. Identifiquemos los conceptos que requieren explicación y los que no. Hagamos hincapié en los mensajes críticos. Usemos explicaciones simples.

Regla 6. Preguntas y respuestas

Podemos tener preparadas diapositivas de respaldo que puedan ser útiles si surge un tema que necesita explicación adicional. Respondamos las preguntas con calma y sin condescendencia. No discutamos ni interrumpamos al interrogador.

Regla 7. Entrenamiento y práctica

Debemos practicar hasta conseguir fluidez, pero no memorizar el discurso, porque será monótono y aburrirá a la audiencia. Cuidemos la espontaneidad para usarla en momentos puntuales. Hay que dar tiempo a la audiencia, para que pueda pensar y acoplarse al ritmo del orador. Configuremos el escenario. Debe existir un flujo lógico, con un claro principio, medio y fin. Empezar fuerte y concluir con un mensaje subyacente.

Regla 8. Lenguaje corporal

Debemos evitar la rigidez y las posturas desganadas. Transmitir energía y gesticular si es necesario. Sonreír. No divagar, ni jugar con el puntero. Ejercitar la voz. Usar la entonación. Es bueno beber agua, porque la hidratación evitará, en muchos casos y tras un tiempo prolongado hablando, la aparición de disfonía, dolor, carraspeo o tos sobrevenida.

Regla 9. Entretenido, pero riguroso

Hay que diseñar una presentación entretenida, pero rigurosa. Un pequeño toque humorístico puede cautivar a la audiencia y mejorar la atención, pero debemos conocer nuestros límites y no excedernos. Agregar referencias adecuadas que aporten crédito y citar a las personas que hayan hecho aportaciones positivas a nuestro trabajo. Una anécdota divertida puede ser una herramienta convincente y útil para involucrar y conectar emocionalmente al orador con la audiencia. Es importante usar colores de alto contraste y fondos simples con poco o ningún color, porque entre la audiencia puede haber personas con dislexia o discapacidad visual. Utilicemos un tamaño de letra grande, y pensemos en una combinación de colores y paletas que puedan ser entendidas por personas con diferentes formas de daltonismo.

Regla 10. Previsión y preparación

Para mitigar al máximo los posibles desastres técnicos, estemos precavidos sobre el lugar y el modo en que se realizará la presentación. Es bueno guardar una copia de la presentación en formato PDF. Usar vídeos solo cuándo sea necesario, y crear una diapositiva de respaldo con capturas de pantalla de las imágenes clave, por si el reproductor de vídeo falla. Comprobemos con antelación la compatibilidad de los equipos con nuestra presentación. Debemos estar preparados para poder dar la charla en otro formato.

Crear una presentación óptima es una tarea ardua y a menudo requiere una intensa dedicación. En la actualidad existen recursos fabulosos que permiten mejorar el proceso y posibilitan que, con entrenamiento, un poco de práctica y paciencia, una persona se convierta en un orador público increíble.

Dicho esto, según el momento, las reglas están destinadas a romperse, pero recordemos: quizás es prudente no romper todas, y desde luego, no todas a la vez.