Excusas para no perder tiempo en reuniones

Las reuniones son una herramienta fundamental de la comunicación, del trabajo y del quehacer diario de toda compañía; en ellas se abordan conjuntamente temas difíciles, se comunican políticas, se hace seguimiento, se aprueban propuestas y se tomas decisiones trascendentales.

Sin embargo, algunas reuniones son poco o nada productivas, consumen tiempo valiosísimo de quienes se ven obligados a asistir y evadirlas resulta muy complicado, especialmente si fueron convocadas con cierta anticipación y por una persona de nivel superior.

La primera tentación, al ver la reunión programada en la agenda, es encontrar rápidamente una excusa irrefutable que justifique su deserción; ¿pero qué disculpa puede uno ofrecer para “zafarse” diplomáticamente del evento, sin que se note el malestar que le produce participar en ella? Cualquiera que sea la razón que haya resuelto alegar como causa de su ausencia, debe partir de un hecho cierto e irrefutable, que pueda ser percibido como real; evite ofrecer explicaciones muy largas y elaboradas, pues por lo general tienden a ser poco convincentes. Si resolvió inventar algo, tenga cuidado, pues las mentiras, por piadosas que sean, siguen siendo mentiras y siempre se corre el riesgo de terminar siendo descubierto.

Las excusas más recurrentes son las que tienen que ver con la salud y dentro de ellas algunas que no necesariamente incapacitan, como por ejemplo, una repentina jaqueca. Simular sentirse mal requiere ciertas habilidades actorales y qué tal si después de excusarse por tener una gripa terrible, que no le quiere contagiar a nadie, en la noche alguien lo encuentra milagrosamente sano, departiendo alegremente en un coctel.

La más común de las excusas utilizadas, es la del trancón y puede ser muy cierta, pero como le escuché alguna vez decir a alguien: “en ciudades como Bogotá, el trancón ya no es una variable, sino una constante” que nos obliga a prever los tiempos de desplazamiento, estimando todos los posibles inconvenientes que se puedan presentar. Quien alega problemas de movilidad para no llegar a la reunión, debe tener en cuenta que es posible que todos los demás convocados lleguen a tiempo y que todos se pregunten por qué, si la ruta era la misma, usted fue el único que no pudo llegar.

Quien tiene un viaje programado, puede excusarse alegando cambios de última hora en los itinerarios de salida o llegada del vuelo, adelantándolos o retrasándolos de acuerdo con la conveniencia. La llamada o visita en el último minutos de un cliente importante también es una buena razón para excusarse, así como una inesperada citación del presidente de la compañía.

Cuando una reunión se torna pesada y aburrida, el tema no le compete o de pronto empieza a sentir que se le cierran los ojos, existe la opción de ofrecer una disculpa para retirarse anticipadamente. El celular puede ser un muy buen aliado en esta tarea; una llamada repentina, o un mensaje importante podrían justificar su abandono repentino del recinto, lo cual no lo eximirá de tener que ofrecer más tarde, una apropiada explicación.

Sin embargo, tenga en cuenta que la mejor alternativa y la mejor excusa, es la que va acompañada de la verdad. En mi opinión, si la reunión a la que uno es convocado, definitivamente no le aporta nad a, usted poco o nada tiene que ver con el tema, tiene el escritorio atiborrado de documentos que debe revisar y participar en la reunión lo hará retrasarse en un trabajo importante, pues así debe hacérselo saber al convocante.

La eficiencia y el orden pueden hacer la diferencia
Si las reuniones tienden a ser muy largas, pues busque que quien las lidere fije una hora de inicio y de cierre; no permita que se dilaten las discusiones, trate de concretar las propuestas y retome el tema cada vez que los asistentes se estén desviando del mismo. Exija que la reunión tenga un objetivo concreto, que haya un orden del día y que no se traten temas que no fueron agendados. Procure que los tiempos que se dediquen a departir socialmente, sean cortos y muy estrictos los de inicio y cierre de la reunión.