Home-office: 13 consejos para que el trabajo desde casa sea productivo

En muchos países, aún hoy se discute la posibilidad de que los empleados trabajen desde su casa, ya sea por motivos operacionales, por una licencia prolongada, por beneficios adicionales o por situaciones coyunturales.
Todo esto tiene una lógica: desde las empresas, afirman que no todos se adaptan, no siempre cumplen a rajatabla sus responsabilidades, y, además, puede ser que se distraigan o que no dispongan del espacio apropiado para hacer su trabajo a conciencia. En tanto, los empleados reclaman mayor flexibilidad, disposición a encontrar nuevas formas de optimizar los tiempos, y sostienen que en las oficinas no siempre se logra alcanzar el máximo potencial.

La expresión home-office se traduce literalmente como trabajo en casa. Sin embargo, se aplica a cualquier otro espacio distinto al lugar fijo o preponderante donde una persona necesita desempeñar sus actividades.

Ya sabemos que la tecnología es el aliado indispensable para implementarlo con éxito; ¡qué sería de las personas y empresas si no tuviésemos acceso a Internet de velocidad, a una cierta seguridad en la transferencia de datos y a la posibilidad de estar conectados permanentemente!

De allí que las empresas necesitan esforzarse por adaptar y adoptar sus políticas, previendo que las proyecciones indican que, para 2020, habrá casi un 50% de personas desempeñando teletrabajo a distancia en el mundo. En Sudamérica, el índice es más conservador: un 20%.

Los esquemas tradicionales de un empleado cumpliendo un horario fijo, marcando tarjeta, van dando a paso al trabajo por resultados. Y aquí reside algo fundamental del teletrabajo: las organizaciones deben actualizarse para poder liderar a distancia, y los empleados, a trabajar como si estuviesen en su escritorio todos los días. Para lograrlo se requiere un alto compromiso de ambas partes.

Lo cierto es que el home-office permite conciliar mejor la vida personal y profesional. De hecho, la mayoría de los emprendedores empezaron trabajando en su casa mientras desarrollan sus empresas. Hoy es factible lograrlo, siempre que se garanticen ciertas condiciones básicas, que deben estar reguladas de ambos lados: las empresas y los colaboradores.

En los últimos años se observa una tendencia creciente a que la “marca empleadora” de muchas organizaciones incluya la posibilidad de trabajar total o parcialmente desde casa. Uno de los argumentos es que buscan lograr una mayor productividad y automotivación mientras se cumplan los resultados, que son medidos y seguidos paso a paso por el responsable de cada equipo.
Aunque hay que tener en cuenta que hay tareas insustituibles que requieren estar en la oficina o planta. Esta guía busca ayudar a las empresas a establecer una política de trabajo a distancia para sus empleados, y a que se cumpla efectivamente. Para los empleadores:

1. Determinar quiénes pueden trabajar desde casa. Las personas desorganizadas y que necesitan que se les esté detrás para que cumplan, definitivamente no son buenos candidatos. Se podría probarlos de a poco. En el caso de que la empresa decida que su política es trabajar sólo en su oficina, será necesario establecer cuáles son las excepciones -por ejemplo, una crisis, peligro en la calle que atentaría la integridad del empleado, falta de transporte, cortes de energía eléctrica- y en esos casos se activaría el protocolo de home-office.

2. Equipamiento esencial para trabajar. La empresa evaluará las condiciones básicaspara que los empleados puedan hacer eficazmente home-office: escritorio y espacio suficiente para poder enfocarse en la tarea, a proveer por el colaborador; conectividad de alta velocidad -a veces se comparte el costo-; computadora con los programas y accesos adecuados; teléfono celular corporativo o con reintegro de gastos proporcionales; y, sobre todo, procedimientos claros para la medición del rendimiento y resultados.

3. Seguridad de la información. Al trabajar desde casa habrá datos sensibles que estarán circulando. La empresa deberá garantizar el proceso de encriptación de datos,mientras que el empleado será totalmente responsable por el uso que hace de la información.

4. Supervisión permanente y reportes del resultado. Hay mucha tecnología para trabajar colaborativamente en forma remota. Lo importante es entrenar a los referentes de equipos en liderar a distancia para que cada persona trabaje en su nivel apropiado, y establecer los protocolos de comunicación: cómo se contactarán, de qué forma se evaluará el resultado del teletrabajo (ya sea fijo o esporádico) y cómo se puede mejorar.

5. Riesgos de trabajo. Generalmente las coberturas están circunscriptas a determinados espacios y ámbitos. Es importante asegurarse de contemplar los aspectos de riesgos, salud y cualquier otra incidencia, como un robo de materiales de trabajo.

6. Hacer una política escrita. Un error es dejar todo en palabras o autorizaciones verbales. El home-office necesita de un documento escrito, legal y firmado por la empresa y cada empleado. En él se dejará en claro el nivel de desempeño que el empleado asegura que mantendrá. Al mismo tiempo, la empresa podrá auditar de diferentes formas: por ejemplo, en muchos casos, los empleados con este beneficio tienen que mantener una asignación mínima de horas diarias como jornada laboral; y en otras, se registran los horarios de conexión a la red como certificación de que, efectivamente, están en actividad. A su vez, el empleado también debe saber que el incumplimiento de sus funciones haciendo home-office tendrá la misma fuerza legal que si estuviese en la oficina.

Ventajas y responsabilidades de acceder al beneficio del teletrabajo
Además de ahorrar en gastos de traslado y comidas, y de facilitar el equilibrio entre la vida personal y profesional, se busca que el home-office estimule la motivación, la productividad y una mayor satisfacción hacia la tarea.

1. Ser extremadamente ordenado y organizado. No es fácil hacer home-office: se requiere esforzarse en mejorar la comunicación con los pares y jefes ya que será a distancia. Aunque cambia el entorno, no disminuye la responsabilidad sobre el trabajo final, así que se necesita ser mucho más esmerado. También hay que tener un espacio adecuado para poder trabajar confortablemente.

Recomiendo que sea siempre el mismo lugar y en los mismos horarios, para evitar las distracciones y estar disponible toda vez que sea necesario.

2. Vestirse apropiadamente. No vale el pijama o la ropa de entrecasa; se permite estar cómodo, aunque no dejado ni desaliñado, porque el cerebro necesita horarios, organización, rutina.

3. Tener al día la planificación de tareas. Ya sea en un tablero personal en tu escritorio, o en el sistema que compartís con tu líder y equipo, necesitarás tener al día todos los procesos para cumplir en tiempo y forma, incluyendo esforzarte en demostrar resultados más que antes.

4. Disciplina y rigor. Aunque estas dos palabras tienen mala prensa, serán tus aliadas para poder mantener un alto nivel de rendimiento profesional al trabajar fuera de la oficina. En este punto, por más decaído que estés, te levantás, conectás y trabajás: no hay excusas, ya que estás igualmente involucrado que antes en tu cumplimiento laboral.

5. Disponibilidad horaria amplia para llamadas, teleconferencias y reuniones presenciales. Quienes hacen home-office tendrán encuentros frente a frente con cierta periodicidad; esto ayuda a la empatía y a mejorar el funcionamiento del equipo.Prepará tu lista de temas a abordar y hacé aportes de valor, como forma de demostrar tu entusiasmo, seguimiento y predisposición positiva.

6. No mezcles asuntos personales en el horario de home-office. Es un error que comete la mayoría de las personas, pero sólo harás que baje tu rendimiento y que puedan desafectarte de este beneficio o dejarte fuera si sos freelance o contratado.

7. Las tres “C” del home-office. Compromiso, cumplimiento, comunicación. Estas tres premisas serán fundamentales para que alcances un desempeño retador. A su vez, debe saber que es probable que te pierdas de las situaciones cotidianas que pasan en la oficina -entre ellas, toda la comunicación interna informal que se produce, ese rumor de un ascenso para alguien de tu equipo, por lo que necesitás aprender a no lamentarte por estar afuera físicamente