La planeación y el confort son la base de los viajes corporativos en el mundo

En un planeta globalizado y cuando las relaciones comerciales salieron de las fronteras para extender sus tentáculos en el mundo, los viajes de negocios de ejecutivos son hoy una constante entre las compañías que buscan crecer en el mercado. Por eso la movilización de funcionarios de las empresas consiguiendo negocios alrededor del planeta se ha visto como una necesidad, que obviamente, implica gastos, en muchos casos onerosos.

Las compañías gastan demasiados recursos en estos viajes que implican pasajes de avión, hoteles, alquiler de vehículos, alimentación, arriendos, movilización terrestre, entre otros. Recursos que quitan tiempo y dinero.

Cómo reducir los costos y hacerlos más efectivos para que la inversión tenga retribución, es uno de los retos que afrontan las firmas. En definitiva, no se puede dejar de hacer presencia, de hacer mercadeo, de asistir a una feria o reunirse con un potencial cliente en cualquier parte del mundo.

Pues bien, varios expertos en temas de finanzas y gestión del recurso humano consultados por LR, coinciden en que hay que establecer un plan o política de viajes corporativos para que estos sean ajustados y productivos y sobre todo, generen un balance vida-trabajo para quien tiene que andar con la maleta en la mano.

Entre las estrategias que citan los expertos para reducir gastos están hacer alianzas con agencias de viajes y hoteles para optimizar el costo de las tarifas, tener la posibilidad de arrendar apartamentos, anticipar la compra de los tiquetes y en algunos casos conseguir tiquetes en clase económica.

Sin embargo, para la manager de servicios de asesorías de Ernst & Young, Luisa Rocha, reducir los gastos al extremo, poner los ejecutivos a viajar en clase turista y alojarlos en un hotel promediopuede ir en contra de su confort y generarle una baja en su rendimiento.

Para el presidente de Acrip Valle, Juan Carlos Ramírez, lograr ese equilibrio entre bienestar y costos, no es un asunto fácil.

'Es un tema complejo porque en las empresas la gente de ventas o de mercadeo debe estar permanente enfrentada el mercado y estar en el campo. En organizaciones multinacionales es más difícil porque hay ejecutivos con asignaciones regionales que implican desplazamientos por semanas e incluso por meses', señaló el directivo.

Un primer mensaje claro, ante el sacrifico, porque implica desgaste y períodos largos de ausencia de la familia, es que la remuneración debe ser buena, y venir acompañada de confort y el bienestar del ejecutivo.

Por ello, a juicio de la directora de Recursos Humanos para la Región Andina de Schneider Electric, Adriana Pulido, se debe encontrar un equilibrio vida-trabajo, para lograr que el ejecutivo logre rendir en sus actividades pese al desgaste que implican los viajes. 'Lograr ese equilibrio lleva a buscar alternativas que le permitan al trabajador llegar de su viaje y, al otro día, no necesariamente hacer presencia física en la empresa, sino que labore en su casa, en un ambiente más relajado y con horarios flexibles Para ello hay que dotarlo de los equipos que le permitan estar conectado con la oficina', señaló. Aquí el uso de la tecnología , agregó, se vuelve muy importante porque incluso puede ayudar a que al ejecutivo, con una buena planeación de viajes, se le disminuyan desplazamientos, pues a través de una videoconferencia o de skype puede solucionar el tema.

Hay que alinear los objetivos personales y laborales
La manager Advisory Services de Ernst & Young, Luisa Rocha, señala que lograr mantener el rendimiento de los ejecutivos que tienen altas cargas de viajes, pasa por lograr un alineamiento entre los objetivos laborales y los personales. 'Cuando se siente que es un sacrificio hay un reflejo en el rendimiento porque baja. Por ello es importante que la organización, además de mirar los propósitos laborales, se fije en los personales y muestre interés por ello. Es decir preguntarle sobre cómo va, si necesita algo, si está confortable y si tiene buena calidad de vida. En síntesis no se puede dejar al ejecutivo a su suerte', sostuvo.

Las opiniones
Luisa Rocha
Manager Advisory Services de Ernst & Young
'Reducir los gastos al extremo y poner a los ejecutivos a viajar en clase turista o económica puede ir en contra de su confort y eso le puede restar rendimiento'

Adriana Pulido
Dirc Recur Humanos de Schneider Electric
'Lograr el equilibrio vida-trabajo implica buscar alternativas que permitan a quien regresa de un viaje, tener horarios flexibles'

Juan Carlos Ramírez
Presidente Acrip Valle
'El primer mensaje es que ese sacrificio que hacen los ejecutivos al viajar y estar lejos de su familia tiene un precio y deben ser bien remunerados'.