Las reuniones virtuales son un recurso legal y eficiente para realizar juntas directivas

Las juntas directivas no presenciales o virtuales, cada vez más frecuentes para las grandes organizaciones, pueden ser una herramienta útil para aquellos que quieran ahorrar tiempo y dinero, pero se deben tener en cuenta algunos pasos para hacerlas formales, e incluso, legales.

Con las adversidades de la vida diaria, como el tráfico pesado, los vu retrasados y los altos costos que obligan a ahorrar en todos los gastos posibles, las compañías con juntas directivas, cuyos miembros pueden estar en diferentes lugares, ya sea temporal o permanentemente, necesitan una forma de trabajar que se adapte a sus requerimientos.

La práctica de hacer las reuniones de más alto nivel por medios como las teleconferencias o videoconferencias a través de internet, se ha vuelto cada vez más común entre los ejecutivos, en especial desde que se tienen a disposición las ventajas de estas tecnologías.

'La tecnología hoy en día te permite estar en sitios que en otros tiempos no podrías hacerlo. Hoy puedes hacer la reunión como si todos estuvieran en el mismo lugar', dice Sonia Quesada, directora de High Results y constante usuaria de este tipo de herramientas para conexiones remotas.

'Nuestra empresa tiene una junta de socios que se cita con una fecha estipulada y algunas veces hay que hacerlo virtualmente para probar temas puntuales. En estas se toman decisiones porque una de las cosas que te permite el acceso a las tecnologías es la inmediatez', agregó.

Ahora bien, hacer estas juntas y mantener la validez y legalidad de lo que se decida en ellas no es algo que se pueda hacer de la noche a la mañana. Si bien cada día es más fácil conseguir los recursos para hacer este tipo de reuniones, es necesario formalizarlas para evitar problemas en el futuro.

La legislación colombiana ha permitido a las empresas con sociedades de acciones simplificadas o compañías de sociedades anónimas hacer este tipo de juntas desde hace más de 15 años, tal como está estipulado en el Artículo 19 de la Ley 222 de 1995.

Ahí se afirma que lo único necesario para que sea válida una reunión entre directivos, es que 'todos los socios o miembros puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva'. Es decir, el medio no importa siempre y cuando haya una buena comunicación entre los asistentes.

La ley continúa diciendo que en el caso de que se utilice una comunicación sucesiva, esta 'deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado'. Esto aplica, en nuestro tiempo, para las reuniones que se deban hacer por medios electrónicos que no sean en vivo, como videoconferencias, sino a través de chats o correo electrónico.

Para Camilo Sáenz, gerente de Platcom, empresa dedicada a brindar servicios para que los miembros de las juntas en diferentes lugares puedan conectarse directamente y tener encuentros virtuales, 'el principal motivador es el costo, pero también es importante el ahorro del tiempo de los participantes, ya que no tienen que viajar o perder largos periodos en los desplazamientos, y esto es muy valioso para las personas'.

'Sin embargo, un tema que desmotiva a quienes quieren implementar a estos sistemas es que tienen que modificar sus estatutos, entonces a veces tienen que hacer asambleas generales y esto puede tomar más tiempo', explicó.

Si bien la legislación nacional no prohíbe estas juntas no presenciales, las firmas que deseen hacerlas deben obligatoriamente establecer en sus estatutos generales de trabajo la posibilidad de hacerlas, la validez de las decisiones que se tomen en ellas, el método que se utilizará para levantar las actas y en especial, cómo se van a tratar temas como por ejemplo, en qué punto se considera que hay o no quórum para las votaciones.

A pesar de la obligación de reformar sus estatutos, lo cual solo se puede hacer a través de una asamblea general de socios, esto no debería presentarse como un problema para las compañías, pues podrían usar la estrategia de la Asociacion Colombiana de Facultades de Psicología (Ascofapsi).

'En la asociación, que tienen sus miembros en muchas ciudades del país, se hizo una modificación de estatutos a propósito de otro tema y se aprovechó la ocasión para agregar que las juntas podían ser virtuales. Yo creo que eso va a ser cada vez más frecuentes pues ayudan en costos y ahorro de tiempo', dijo Martha Restrepo, directora de Ascofapsi.

'Hay que tener una reglamentación bien establecida para evitar problemas, pero también hay que tener una mínima capacitación técnica. Sobre todo, hay que tener un cambio en la mentalidad', añadió.

A pesar de su utilidad, la alta gerencia de una empresa no debe pensar que este tipo de reuniones puede remplazar por completo a las presenciales. Para Beberly Behan, experta asesora de juntas directivas, este tipo de reuniones son útiles para tomar decisiones sobre asuntos urgentes, como una fusión, o tratar temas de poca discusión, pero no se aconseja hacerlo siempre.

'Nunca he visto a una junta directiva que remplace todas o hasta la mayoría de sus reuniones regulares por conferencias a distancia y tampoco lo recomendaría', dijo.

'Creo importante para la dinámica de trabajo que las juntas sean presenciales con cierta frecuencia pues es relevante estar en el mismo cuarto con los otros participantes y poder ver las expresiones de sus ojos y leer su lenguaje corporal.', concluyó.

Elementos legales a tener en cuenta
Si bien la legislación colombiana no prohibe la realización de juntas directivas de manera no presencial, las compañías deben tener claro en sus estatutos si estas serán o no posibles para decidir asuntos relacionados con la organización.

Antes se creía que solo las Sociedades con Acciones Simplificadas (SAS), podían hacer este tipo de reuniones, pero no hay restricciones para otro tipo de sociedades siempre y cuando se aclaren los términos en que se van a hacer las reuniones.

En todo caso, los cambios en los estatutos deben contemplar las siguientes medidas:

Lo más importante es que el estatuto establezca la legalidad y validez de las reuniones, especificando los medios que se van a utilizar.

Lo segundo es dejar claro de qué forma se va a dejar registro de lo dicho en las juntas, ya sea escrito o en otro medio.

Tercero, deben hacerse convocatorias previas entre los miembros para que no exista riesgo de que no asistan los interesados.

Por último, asegurar que se cumpla con el quórum establecido por la ley para que haya decisiones legales.

Las opiniones

Martha Restrepo
Directora de AsCofapsi
'Hay que tener una reglamentación bien establecida para evitar problemas, pero también hay que tener una mínima capacitación técnica'.

Beberly Behan
Asesora de juntas directivas
'Nunca he visto a una junta directiva que reemplace a todas o hasta la mayoría de sus reuniones regulares por conferencias a distancia y tampoco lo recomendaría'.