Las Tecnologías al servicio de las Organizaciones II

Andrés Julin Gómez Montes

En el primer artículo de esta serie se dio una visión general de las tecnologías y la forma cómo se pueden adquirir. Se habló de la forma cómo las empresas pueden adquirir tecnologías y que al final del día, la tecnología debe adaptarse a la empresa y no al revés. Para este artículo se explorarán los elementos a tomar en cuenta al momento de comprar una tecnología.

El problema de las tecnologías muchas veces no radica en la tecnología en si, sino en otros factores como el humano y el organizacional. Las tecnologías de una u otra forma ya existen o se pueden crear. Puede que hacerlas tome tiempo y dinero, pero es algo que se puede lograr.

Sin embargo, antes de definirse por una u otra tecnología, es vital analizar lo que se quiere lograr con la tecnología, cómo lo va a hacer y cómo será su impacto en la organización. Es decir que el tema de las Tecnologías deja de ser técnico y se convierte es un tema Humano.

Mi trabajo principal es como consultor en tema de Estrategias de Tecnologías e Internet. Un error que detecto con mucha frecuencia en el mercado, es que cuando se quiere comprar una tecnología o por ejemplo, diseñar una Página Web, lo primero que se hace es buscar quien la diseñe.

Desafortunadamente pocas veces se hace el ejercicio de analizar qué es lo que se quiere lograr con esa tecnología.

En el caso de una Página Web, por ejemplo se debería analizar quiénes son los clientes a consultarla (que puede variar de los clientes que se tienen en el "mundo físico"), cuáles son sus expectativas y qué tipo de navegación se debe tener, es decir, cómo se encuentra la información. Este es un proceso que de entrada puede ser largo y costoso, pero que reduce el margen de error a la hora de poner la solución en marcha.

Para el caso específico de realizar una Página Web, existen en el mercado un gran número de soluciones, a una amplia variedad de precios. Es decir, la solución existe y se puede contratar.

La parte previa, es decir el estudio que define lo que debería tener la Página Web, pocas veces se hace y se acaba creando una Página diseñada al gusto del diseñador, las personas de mercadeo y quizás el dueño de la empresa. Esa es la razón por las cuáles muchas Páginas Web en nuestro medio no son del todo exitosas o no alcanzan su verdadero potencial.

De la misma forma, el tema no está necesariamente en el mejor diseño gráfico. Aunque este es un tema importante, el mejor diseño gráfico no asegura la mejor Página Web, definida como una Página fácil de usar, de navegar, donde se encuentra fácil la información y además es útil.

Esta situación sucede con todo tipo de tecnologías. Por ejemplo al decidir adquirir un paquete contable, la empresa debe ir más allá de simplemente elegir un proveedor y comprar una licencia. Lo ideal es que antes de dar este paso, se estudie cómo funciona la contabilidad en la empresa, que requerimientos puntuales se necesitan y cómo se ingresa la información al sistema, entre otros. La adición de esta tecnología va a afectar la forma como operan varias personas en la empresa, de entrada el contador, así que es importante que estos entiendan los cambios y que los apoyen.

Muchos comenten el error de implementar nuevas tecnologías y de un día para otro, "obligar" a las personas a usarlos después de una breve capacitación. Para evitar esto se debe incluir a las personas en el proceso de definición de las tecnologías, empoderándolos y haciéndolos parte activa de la decisión.

Antes de pensar en tecnologías, siempre piense en los factores humanos y organizacionales.

Muchas empresas han perdido grandes sumas de dineros por implementar tecnologías a la fuerza y sin analizar detalladamente lo que requieren las organizaciones. Las tecnologías deben ser una herramienta que ayude a la organización en sus tareas diarias.

Si la tecnología es un dolor de cabeza y no sirve a la organización, se estará propiciando un gasto, no una inversión.

Con los consejos planteados en este artículo, seguro logrará aprovechar de una manera mucho mejor la inclusión de tecnologías, potencializando a la vez el factor humano.