Los ‘oops’ tecnológicos en las empresas I

Hace un par de meses, estaba enviando mi columna semanal (la misma que está leyendo) por correo electrónico a mi editora, tal cómo lo hago todas las semanas.

Sin embargo, a los pocos segundos me llegó un correo de rebote, diciendo que la cuenta de correo electrónico de ella estaba llena y que no podía aceptar el mensaje. Claro, este mensaje de respuesta automática es algo técnico y usualmente está en inglés, pero uno con el tiempo aprende a descifrar estos mensajes.

Después de otro par de intentos a lo largo de un par de días, finalmente logré que mi escrito llegara a su destino. Mi editora me dijo que efectivamente había estado fuera de la oficina y se la había “llenado” el buzón de correo. De hecho, me dijo que sería interesante escribir sobre esto, aunque creo que la propuesta la hizo más en broma que de manera seria.

Esta situación, que me ha pasado muchas veces y con la cual seguramente muchos de mis lectores se identifican, me llevó a pensar en esos descuidos técnicos que en ocasiones las empresas tienen, usualmente por aspectos ajenos a la tecnología. Podríamos marcar estos descuidos, como tonterías, bobadas o por qué no esos pequeños “oops” que a veces tenemos.

Son muchos estos “oops” y los voy a abordar en varios artículos a seguir. En este momento quiero introducir precisamente este problema del correo electrónico, el tema del espacio y los mitos que se han generado alrededor de este tema.

Para empezar, volvamos al pasado a inicios de la década de 1970. Internet como tal todavía no existe, pero sí su precursor, llamado Arpanet. Hace unos cuántos años se creó este sistema y aunque precario, tiene un gran futuro. Para facilitar la comunicación entre los usuarios de Arpanet, se inventan algo llamado “Correo Electrónico”. Inicialmente pensado para transmitir mensajes de texto sencillos, su popularidad crece rápidamente. Con el paso del tiempo se añaden mejoras, como la posibilidad de añadir archivos adjuntos.

A mediados de la década de 1990 se masifica Internet y con este, el correo electrónico. Empiezan a aparecer proveedores de acceso a internet que como estrategia comercial ofrecen el apetecido correo electrónico, al igual que proveedores de correo electrónico gratuito, como Hotmail. En ese entonces, ofrecían poca capacidad de almacenamiento, usualmente de unas pocas MB (Megabytes).

Las empresas ven la necesidad de usar el correo electrónico en el ambiente corporativo y también se suma a esta tendencia. Muchas contratan software de empresas como Microsoft y Lotus y ofrecen a sus empleados esta solución, usualmente también con unas pocas MB de almacenamiento.

Años más tarde, a mediados de la década del 2000 aparece Google con su producto Gmail y un atractivo nuevo, ofreciendo 1 GB (Gigabytes), que tenían fácilmente entre 200 y 1000 veces más capacidad que lo que se ofrecía en el momento. La consigna es que los correos nunca más tendrían que borrarse. La competencia reaccionó ante esa oferta y servicios como los de Hotmail igualaron o mejoraron radicalmente su ofrecimiento de almacenamiento.

Muchas empresas hoy en día ofrecen grandes capacidades de almacenamiento, incluso contratando servicios de empresas como Google y Microsoft. Para estas empresas, el tema del almacenamiento ya no es un problema. Desafortunadamente otro gran número de empresas, parece que no escuchó este mensaje y hoy, pleno año 2012, ofrecen a sus empleados unos cuantos MB de almacenamiento.

Son muchas las razones para ofrecer tan poco espacio de almacenamiento, que usualmente inician por el lado de los costos de las tecnología, pero deja muy mal parada a una empresa que rebote correos porque el buzón se llenó. Un ejecutivo o empleado de una empresa, queda muy mal si sale de vacaciones y al día siguiente su buzón de correo no está aceptando nuevos mensajes.

Este es el primero de varios oops que iré analizando en las próximas semanas. La próxima semana voy a profundizar más sobre el tema del correo electrónico, pues esta tecnología sigue siendo eje de la estrategia y comunicaciones de muchas empresas en todo el mundo.