Power Point no se deje opacar por la herramienta

Fernando Albán Díaz del Castillo

Antes de que existiera el Power Point, un amigo asistió a una conferencia sobre seguros marítimos; el hábil presentador dictaba su charla apoyado en un tablero magnético sobre el que iba colocando a los protagonistas de su historia: un buque mercante, la carga, el capitán, el puerto, etc.

En un momento dado, el buque se partía en dos y carga, buque y capitán iban a dar al fondo del mar. Terminada la presentación, el conferencista abrió la sesión de preguntas; la única que surgió, después de un largo silencio fue: '¿y como hace para que el barquito se quede pegado al tablero?'.

Conclusión, la herramienta de apoyo a la presentación, no sólo distrajo a la audiencia, sino que se robó el show. Si se hubiera aplicado un test, al final de la charla, para evaluar qué tanto recordaba el público sobre lo expuesto, seguramente el resultado habría sido bastante negativo, aunque todos coincidirían en lo agradable y entretenida que resultó la presentación.

Este ejemplo sirve para recalcar que el Power Point es, y debe ser, solo una herramienta de apoyo al conferencista; una guía para desarrollar el tema en orden y evitar olvidos, y un excelente medio para clarificar e ilustrar las ideas. Aquí algunos consejos prácticos para que sus presentaciones sean verdaderamente efectivas:

Los textos
Nunca transcriba su conferencia o largos textos en las diapositivas de Power Point, ni mucho menos haga su presentación de espaldas al público, leyendo lo que debería exponer. Los asistentes están ahí escucharlo expresar sus ideas, apreciaciones y comentarios. Por lo tanto, sólo incluya en las diapositivas las ideas principales y las palabras clave, que le sirvan de punto de partida para desarrollar cada punto.

Tamaño, color y tipo de letra
El tipo de letra que escoja debe ser sencillo y legible y el tamaño adecuado para que pueda leerse desde el fondo del salón. Es muy importante asegurarse de que el texto resalte sobre el fondo de color escogido. Evite escribir sobre fotografías y dibujos que tengan superficies multicolores, pues es muy probable que algunas letras se pierdan.

Utilización de recursos especiales
No abuse de los recursos que ofrece la herramienta para el ingreso y salida de cada diapositiva así como para la aparición de los textos e imágenes; es posible que llame la atención con las primeras láminas, pero terminará haciendo pesada la presentación.

La unidad de presentación
Las presentaciones deben conservar la unidad; es decir, que deben mantener un mismo tipo de letra, de estilo en los títulos, colores, tamaño de letra, tipo de gráficas, etc. Evite cambiar de estilo a no ser de que quiera hacer énfasis en algo en particular.

La inclusión de audios y vídeos
Tenga en cuenta que la reproducción de audios y videos que corren simultáneamente con la presentación, puede requerir conexiones y equipos de amplificación y que el peso excesivo puede llevar a que un trabajo largamente elaborado, no funcione en el momento de la presentación.

La importancia del señalador
Algunos equipos traen sofisticados apuntadores con cuyo láser no sólo se puede señalar algún aspecto importante de una lámina, sino que sirven para avanzar y retroceder la presentación. Por lo general se requieren de un rápido entrenamiento para que puedan operarse correctamente.

El inicio de su presentación digital es clave
Es muy importante que la primera diapositiva contenga el título de su presentación, su nombre y el de la empresa que representa; las siguientes deben incluir el objetivo de la presentación y el temario a desarrollar. Es recomendable incluir diapositivas que identifiquen y separen las diferentes secciones y no olvide una lámina de cierre con los agradecimientos por la atención prestada.