Presencia Corporativa a través del correo electrónico

Andrés Julin Gómez Montes

Cuando usted entrega una tarjeta de presentación, el incluir su correo electrónico en la información de esta puede estar diciendo mucho sobre su empresa y sobre usted.

Muchas personas dan por sentado el hecho de incluir el correo electrónico y es un dato que es tan vital, como incluir el nombre de la persona de contacto en la tarjeta de presentación. Sin embargo muchas veces se usa la ruta más corta, económica y por incluir este dato obligatorio y esperado, se puede transmitir un mensaje equivocado.

Cuando una empresa o una persona que trabaja para una empresa decide crear un correo electrónico, en general tiene 3 rutas. La primera es usar el correo corporativo de la empresa, como lo puede ser juan.perez@nombredelaempresa.com. Es decir, en este caso se utiliza el dominio de la empresa, mostrando que esta persona labora para esta empresa o tiene algún tipo de relación con la misma. La segunda opción es utilizar el correo electrónico que ofrecen los proveedores de internet (como ETB, EPM o Telmex). En este caso, el dominio que se utiliza es el de este proveedor de internet. La tercera opción, que es todavía muy utilizada, es usar un correo electrónico gratuito de proveedores como Hotmail, Yahoo o Gmail.

Desde hace muchos años he sostenido, que correos electrónicos de proveedores de internet o de servicios gratuitos están muy bien para un uso personal y para compartirlo con familiares y amigos. Sin embargo a un nivel empresarial, esto se ve mal y muestra entre otros aspectos, poca seriedad, anonimato y en general, causa algo de desconfianza. La razón de esto se encuentra en que es muy fácil abrir una cuenta de correo electrónico en estos servicios gratuitos y no existe forma de saber si la persona con quien se trata es quien dice ser. Por el contrario, un correo corporativo muestra al menos una mayor inversión (que de entrada puede ser de solo unos US$ 10).

Lo anterior aplica tanto para empresas grandes como para personas independientes. Por ejemplo, en el caso de un asesor o consultor independiente, existen algunos servicios de correo electrónico gratuitos, pero que al menos se asociación con una profesión. La empresa mail.com ofrece dominios como doctor.com y consultant.com (muchos están en inglés). Esta es una alternativa más elegante a los dominios tradicionales gratuitos. Por ejemplo, para un médico, es mejor visto un correo con la terminación doctor.com que la de hotmail.com. Sin embargo esta es una segunda opción, pues siempre la mejor será contar con un dominio propio.

Cuando se decide adquirir un dominio propio, existen varios elementos a tomar en cuenta. El primero es definir el dominio, que puede ser del estilo de nombredelaempresa.com. La situación ideal es adquirir el dominio .com, pero no siempre es posible.

Algunas alternativas incluye añadir alguna palabra, como la sigla del tipo de empresa (S.A., S.A.S., Ltda., etc) o el lugar de origen (Colombia, Bogotá, etc). Otra alternativa es adquirir el dominio local, en el caso colombiano es .com.co. Igualmente desde hace casi 2 años existe una alternativa a los dominios .com, con el dominio .co. Los dominios se adquieren por periodos anuales y dependiendo de a quien se los compren, los costos empiezan desde US $10.00. Los dominios .com.co y .co son un poco más costosos que los .com.

Después de seleccionar el dominio, el segundo paso a definir es donde se hospedará el correo electrónico, es decir el servidor (o computador) donde se recibirán los correos. Si crea con el dominio una página web, deberá contratar un servicio de hosting u hospedaje, que usualmente incluye cuentas de correo electrónico. Esta es una buena alternativa para comenzar y los costos pueden empezar desde unos cuantos dólares al mes. Otra alternativa es hospedarlos en empresas especialistas en servicios de correo electrónico. Una oferta muy interesante la hace Google Apps con su servicio de correo, en la cual un cliente nuevo puede solicitar este servicio y abrir gratuitamente hasta 10 cuentas de correo.

Existen diferentes alternativas en el mercado, es importante compararlas y seleccionar la que más se ajuste a lo que desea transmitir a sus clientes y contactos.