Regalos, ¿recibirlos o rechazarlos?

Como fruto de las relaciones comerciales, la mayoría de las empresas destina algún presupuesto para la compra de artículos para obsequiar a clientes importantes, en ocasiones especiales como la Navidad que se aproxima. Esta costumbre, muy generalizada en nuestro medio, no deja de presentar inconvenientes, pues dependiendo de la naturaleza y valor del regalo que se ofrece o recibe, el hecho puede ser considerado como una manera de influir en las decisiones que habitualmente toma el beneficiario del obsequio.

Estos inconvenientes pueden ser particularmente graves, cuando se presentan en las áreas de compras de las empresas, donde la transparencia en la escogencia de los proveedores, obliga a rechazar cualquier tipo de ofrecimiento, que limite la independencia y objetividad en la selección que se realice. Pero lo mejor que pueden hacer las empresas, para evitar inconvenientes y malentendidos con sus colaboradores y clientes, es establecer una política clara y hasta una reglamentación al respecto, que sea coherente con las prácticas de la compañía.

Esto quiere decir, que si la empresa hace obsequios a sus clientes, no tendría sentido que prohibiera a sus propios empleados recibir los que les envíen, claro está, dentro de unas determinadas condiciones. Hay que tener en cuenta que rechazar o devolver un obsequio, puede constituir un hecho delicado y hasta bochornoso dentro de la diplomacia empresarial, a no ser de que sea un norma claramente difundida por la empresa y ojalá publicada en su página Web.

El primer punto dentro de la reglamentación, debe ser la definición de qué se entiende por obsequio, de manera que en ella queden contemplados no solamente artículos, sino descuentos especiales, paquetes de turismo, entradas a espectáculos, atenciones, etc. También debe quedar claro, que se considera como regalo, cualquiera de los ítems antes mencionados, que sea entregado a alguno de los familiares del empleado, como consecuencia de una relación comercial existente.

Tal vez el punto más importante a definir en una reglamentación de este tipo, es el valor de los obsequios que los empleados podrían recibir de los clientes; algunas regulaciones de este tipo fijan en US$50 el valor máximo de los obsequios y atenciones que los empleados pueden aceptar sin necesidad de reportarlos al respectivo jefe. Por encima de esa cifra y hasta US$100, el colaborador debe reportar el obsequio recibido a su supervisor y a este le corresponde determinar si puede o no aceptarlo o determinar el destino que se le dará al artículo. Por encima de los 100 dólares, el obsequio puede considerarse como inapropiado y deberá rechazarse o donarse a alguna fundación.

El mercado está lleno de toda clase de objetos prácticos de bajo valor, a los que generalmente se les graba el logotipo o nombre de la compañía que los quiere obsequiar y que son aceptados, sin restricciones, en la mayoría de las empresas. Algunas organizaciones son muy estrictas incluso con atenciones como cenas y almuerzos que un cliente pueda llegar a ofrecer y tienen como política, que el empleado pague, con cargo a la empresa, el valor de su consumo. Esto parece exagerado, pero dependiendo de los negocios que se estén estudiando, la transparencia puede un factor que justifique esta norma.

Es común que los encargados de la organización de eventos, reciban invitaciones que incluyen pasajes y alojamiento, para conocer nuevos centros de convenciones y hoteles donde puedan realizar las convenciones de la compañía. Puesto que para el organizador es fundamental conocer las posibilidades que le ofrece cada lugar, un viaje de esta naturaleza no necesariamente debe considerarse como un obsequio, pero el ofrecimiento debe ser conocido y autorizado por la empresa, para evitar cualquier tipo de suspicacia. Algunas empresas aceptan la invitación, pero pagan directamente todos os gastos.

El intercambio de obsequios dentro de las relaciones comerciales, es una costumbre que existe en la mayoría de los países del mundo, aunque de manera cada vez más limitada, por la imperiosa necesidad de demostrar transparencia en todos los actos de las compañías. Dependiendo de la cultura de cada país, el ofrecer regalos normalmente es considerado como un acto de gentileza empresarial, siempre y cuando el valor de lo que se obsequie y la frecuencia con que se haga, sean razonables.