Reuniones: Aprenda a sacarles el máximo provecho

Fernando Albán Díaz del Castillo

Las reuniones de trabajo son absolutamente necesarias para informar, coordinar actividades, proponer soluciones y decidir sobre asuntos importantes; pero su costo, si se tienen en cuenta los salarios de quienes participan en ellas, es inmenso al igual que el tiempo que se desperdicia, cuando estas dejan de ser productivas.

Por eso es importante detenerse periódicamente a evaluar la forma como en su compañía se organizan y desarrollan las reuniones y hacer ajustes que garanticen el buen aprovechamiento del tiempo. Aquí le ofrecemos algunas ideas que le ayudarán.

PLaneación
Quien convoca a una reunión debe tener muy claro lo que pretende con ella, los temas a tratar y el orden del día. Quiénes deben asistir, quiénes son imprescindibles y quiénes reemplazables. Cuál será la duración de la reunión, el lugar más adecuado para realizarla, los equipos que se utilizarán y los alimentos y bebidas que se ofrecerán a los asistentes. No menos importante es la hora programada; evite arruinar el almuerzo de los convocados programando reuniones hacia la una de la tarde, por ejemplo.

Convocatoria
Debe hacerse con tiempo para conseguir la participación esperada y clarificar desde el principio el propósito de la misma para que los convocados sepan a qué van y qué se espera de ellos. En algunos casos es importante incluir documentos que se deben leer antes de la reunión; así se ahorra tiempo, los asistentes llegan informados y pueden aportar ideas previamente trabajadas.

Reglas claras
Cuando las reuniones son periódicas, es importante establecer reglas claras sobre la forma como estas deben desarrollarse. La puntualidad es fundamental para el buen aprovechamiento del tiempo, al igual que el uso ordenado de la palabra. Se debe establecer y respetar el tiempo programado para la reunión y fijar normas con respecto al uso de los celulares y manejo de las interrupciones.

Actas o memorias
Es muy importante que siempre que haya una reunión, alguien se encargue de elaborar un documento en el que queden consignadas las decisiones adoptadas, los compromisos contraídos y los plazos fijados. Presentar un resumen de los acuerdos, antes de terminar la reunión, es una manera muy conveniente de ratificar los compromisos y de aclarar a tiempo, cualquier malentendido que hubiera podido quedar.

Responsabilidad de quien preside
Quien preside la reunión debe animar el diálogo y la exposición de ideas; debe otorgar la palabra y aprovechar al máximo los conocimientos y experiencias de los asistentes. También le corresponde evitar los enfrentamientos y terciar en las discusiones. Debe tener en cuenta que las reuniones se convocan para buscar, en forma colegiada, la mejor solución a un problema y no para ratificar lo que el convocante piensa; por lo tanto, quien dirige la reunión, debe evitar monopolizar la palabra y por el contrario, debe escuchar con atención a los participantes, dándole una oportunidad a cada idea que surja.

Concluya antes de avanzar
Una vez se cierre un punto del programa, enuncie el siguiente y mantenga al grupo enfocado.

Reuniones de trabajo, un arma de doble filo
Las reuniones de trabajo son un arma de doble filo; son indispensables en la toma de decisiones, pero también generan costosas pérdidas de tiempo cuando no se manejan convenientemente. Convocar a un número excesivo de participantes o prolongar una reunión por más de dos o tres horas continuas, son factores que incidirán negativamente en la productividad que se busca.