La reunión perfecta: el unicornio del gobierno corporativo

Son las 4:30 p.m. de un jueves cualquiera. La presentación va por el slide 37 de 92. Alguien acaba de decir “volviendo al punto anterior...” y todos sabemos que esta reunión, programada para terminar a las 5:00 p.m., se extenderá hasta pasadas las 8:00 p.m. Mientras tanto, la estrategia de transformación digital sigue esperando aprobación desde marzo.

¿Cómo es posible que empresas que lideran sectores enteros fallen sistemáticamente en algo tan básico como gestionar una reunión de junta?

La anatomía del tiempo perdido

Las reuniones se han convertido en un arte oscuro donde el protocolo importa más que la productividad. En nuestras empresas familiares, las dinámicas culturales agravan el problema: el respeto por la jerarquía inhibe el cuestionamiento directo, y la cortesía social extiende discusiones que deberían ser decisiones.

Las juntas modernas padecen de siete pecados capitales que convierten cada sesión en una ceremonia improductiva. La agenda fantasma que no existe o cambia según el estado de ánimo del presidente. La invitación por quedar bien, incluyendo a todos “para que no se sientan dejados por fuera”, diluyendo la capacidad de decisión real. El monólogo disfrazado donde “discusión abierta” significa escuchar religiosamente al fundador sin chistar. El síndrome del reporte infinito, presentando por presentar sin buscar decisiones concretas. Las conclusiones diplomáticas donde “necesitamos otra reunión para decidir esto” se convierte en la salida elegante para no quedar mal con nadie. La extensión por pena, cuando “solo cinco minutos más” se multiplica por la costumbre de no terminar abruptamente las conversaciones. Y finalmente, la ilusión del seguimiento, confundiendo opiniones con acuerdos y asumiendo que estos se cumplen por arte de magia.

La particularidad regional: Cuando la cultura sabotea la eficiencia

En nuestro contexto, las juntas enfrentan un desafío cultural específico: equilibrar la necesidad de decisiones ágiles con el respeto por procesos relacionales profundamente arraigados. La tendencia a evitar confrontaciones directas, combinada con estructuras familiares concentradas, crea reuniones que priorizan la armonía sobre la efectividad.

Empresas exitosas han demostrado que es posible mantener la calidez relacional mientras se implementan prácticas de gobierno corporativo de clase mundial. La clave está en entender que ser efectivo no significa ser descortés.

La reunión que sí genera valor

La transformación comienza antes de que todos se sienten a la mesa. Requiere un objetivo claro y comunicado 48 horas antes, una agenda específica con tiempos máximos por tema, solo participantes con poder de decisión real, y material distribuido con tiempo suficiente para análisis previo.

Durante la sesión, el tiempo debe controlarse con disciplina militar, garantizando participación balanceada sin monólogos, enfocándose exclusivamente en decisiones que requieren acuerdos de junta, y registrando en tiempo real acuerdos específicos.

Después de la reunión es cuando verdaderamente se materializa el valor de reunirse. Acuerdos específicos distribuidos en 24 horas, responsables nominados y plazos definidos, seguimiento implacable en la siguiente sesión.

Para reflexionar en su junta directiva:

• ¿Cuántas horas al año invierten en reuniones y cuántas decisiones estratégicas realmente se toman?

• Considerando nuestra cultura relacional, ¿cómo pueden mantener la calidez sin sacrificar la efectividad?

• La diferencia entre una junta efectiva y una decorativa no está en la cantidad de reuniones, sino en la calidad de las decisiones que genera cada encuentro.

P.D.: La próxima vez que alguien diga “necesitamos otra reunión para esto”, pregúntense: ¿realmente necesitamos más tiempo para pensar o más agallas para decidir?