La nueva normalidad se desvaneció porque los viejos hábitos prevalecieron. Tras haber dejado en cuarentena el debate sobre trabajo en casa, la pandemia de reuniones sigue haciendo estragos.
Entre los caprichosos jefes y negligentes subordinados reactivaron el retorno a la presencialidad, donde tampoco había reinado la excelencia, pues de acuerdo con la Paradoja de Solow las inversiones hechas en tecnologías de información y comunicación no han estado justificadas por mejores indicadores de productividad.
Las razones para volver a la oficina, y las excusas para querer evitarlo, dejan en evidencia la falta de propósito, conciencia y compromiso laboral. También demuestran desconocimiento sobre el nocivo efecto de las congestiones vehiculares y por «reunionitis». Por demás, en lugar de forzar el cumplimiento de horarios que exceden la jornada regular, o distribuir la asistencia para que alguien siempre esté disponible para atender en sitio, conviene analizar cuándo se requiere que cada persona esté presente o conectada.
Para identificar esos “momentos de la verdad”, la inteligencia artificial puede ayudar. Según Microsoft (In the Changing Role of the Office, It’s All about Moments That Matter, WorkLab), la experiencia de los empleados determina el valor del motivo, modo y resultado de un encuentro, sintetizando la pertinencia de las convocatorias presenciales, según su impacto en orden descendente, al desarrollo, el bienestar y la cohesión de los equipos, además de la inducción a proyectos, equipos o empleados.
Entre tantas contradicciones, individuales y organizacionales, queremos lo mejor de los dos mundos; según el Work Trend Index, más de 70% de los trabajadores prioriza la flexibilidad, y cerca de 65% prefería compartir más tiempo con sus compañeros.
Como sea, presenciales o virtuales, esos procesos o espacios siempre han sido disfuncionales. La mala inducción roba tiempo, las iniciativas estratégicas demandan obediencia o conformidad, y las actividades de desarrollo o bienestar no existen, son aburridas o se realizan sin convicción, porque son susceptibles de ser canceladas, en cualquier momento, por recortes presupuestales o necesidades del servicio.
Respecto a las reuniones, Microsoft Viva puede ofrecer muchos datos sobre las comunicaciones, la gestión de conocimiento y la experiencia del empleado o equipo. Es necesario auditar esas huellas digitales para descubrir cualquier anomalía o aspecto indeseable: por ejemplo, hay sesiones recurrentes que no se planean, tampoco son útiles para anticipar o resolver problemas, y nunca consultan la retroalimentación de los participantes.
Triviales, compiten con genuinas prioridades; además, muchas personas sobran, callan lo que deberían reportar o sólo hablan para hacerse ver. Otras pierden tiempo reciclando diapositivas, y no asumen-honran compromisos.
Ahora disponemos de herramientas que automáticamente proyectan minutas e informes, en tiempo real, usando fuentes primarias sin necesidad de programar. Para terminar, el MIT recomienda instituir los días sin reuniones (The Surprising Impact of Meeting-Free Days, https://sloanreview.mit.edu/, 2022), aunque no debemos incurrir en el ausentista error de Petro.