Uno de los tantos beneficios de la era de Internet ha sido la posibilidad de desarrollar, desde cualquier parte del mundo, las funciones que antes sólo se podían llevar a cabo desde una oficina. La entrega de documentos y la comunicación con jefes, compañeros y clientes, entre otros, ya no se restringen a las cuatro paredes del lugar físico de trabajo.
Según un estudio realizado por los Ministerios de las TIC y de Trabajo, en 2018 había alrededor de 122.000 teletrabajadores en Colombia. Sin embargo, debido a la coyuntura del coronavirus, de un día para otro la gran mayoría de empleados que desarrollaban sus actividades profesionales en oficinas empezaron a desempeñar las funciones laborales desde su hogar. Esta situación sin duda ha sido un reto enorme, en especial para aquellos escépticos del trabajo en casa, quienes sienten que esta forma de trabajar los llevará inevitablemente a perder el control de sus empleados y como consecuencia, a disminuir la productividad de sus empresas.
Pero la realidad es que numerosos estudios demuestran que el trabajo remoto puede ser más productivo y menos desgastante. En una encuesta realizada hace unos días por Valemas a empresarios de Colombia, 76% respondió que desde que se instauró la cuarentena y el teletrabajo, la productividad de sus empresas ha mejorado o, como mínimo, se ha mantenido. Así mismo, según datos revelados por NordVPN, desde que empezó el trabajo en casa por el coronavirus, los trabajadores de algunos países han extendido su jornada laboral hasta en un 40%.
Enviar a todos los empleados a trabajar desde sus casas, intempestivamente y sin haberlo hecho antes, es una auténtica prueba para los empresarios, que requiere de una serie de herramientas de infraestructura tecnológica y de comunicación que quizás jamás habían sido utilizadas en el contexto laboral. Adicionalmente, es un reto para el liderazgo de los directivos y responsables de equipos, lograr que la consecución de objetivos y la productividad de la compañía se vea lo menos afectada posible durante la pandemia.
Es momento para que empresarios y líderes se reten a sí mismos y a sus equipos, para lograr ejercer eficazmente sus funciones en épocas de trabajo virtual. Aquellos que creen que las personas no trabajan lo suficiente, a menos que tengan a alguien al lado controlando lo que están haciendo, deben asumir el reto de delegar, evitando caer en la microgestión y para ello, es importante definir objetivos específicos con plazos y fechas límites, establecer estándares de calidad del trabajo y dar lineamientos muy claros acerca de las expectativas. En la actualidad existen en el mercado herramientas tales como Microsoft Planner, que permite asignar tareas y controlar el avance de las mismas, sin tener que fiscalizar a los empleados.
Por otra parte, dado que las circunstancias actuales no permiten mantener un ojo vigilante sobre la productividad de los miembros del equipo en la oficina, es fundamental mantener buenos canales de comunicación, teniendo claro que teletrabajar no significa migrar al correo y que siguen vigentes herramientas tales como llamadas telefónicas, mensajes de texto o reuniones virtuales, utilizando plataformas como Microsoft Teams o Skype, para conectarse con los colaboradores y hacer seguimiento a sus labores. De igual manera, es muy importante tener sistema de métricas con los empleados, que le ayude a los equipos de trabajo a priorizar y a tener una adecuada gestión y supervisión de los retos de la organización.
A medida que la crisis de Covid-19 continúa afectando la forma principal en la que las personas trabajan y las empresas compiten, los dirigentes empresariales de todas las industrias están reevaluando el riesgo, cambiando la estrategia y buscando nuevas formas de navegar la incertidumbre económica. Está claro que los líderes de equipos deben desarrollar las capacidades necesarias para asumir entornos volátiles, inciertos, complejos y ambiguos, como lo es el que estamos viviendo a causa de la pandemia. Se requiere un entendimiento claro de los principales factores que afectarán, directa e indirectamente el entorno, la empresa y su funcionamiento; así mismo, se deben conocer muy bien las fortalezas de la organización, lo que permitirá aprovechar las circunstancias cambiantes. Los líderes, por lo tanto, deben impulsar estrategias adaptativas en sus compañías, conectando las oportunidades (y amenazas) del contexto, con las capacidades de la organización para potenciarlas al máximo, promocionando una cultura organizacional que permita el trabajo efectivo desde lo remoto.
Esta nueva realidad se convertirá en una norma y debemos adaptarnos rápidamente para no perder la continuidad del negocio, así como tampoco la competitividad y la productividad. Las organizaciones que prosperarán serán aquellas cuyos líderes hayan aprendido las lecciones que hasta el momento ha dejado la pandemia, particularmente en lo referente al nuevo esquema de relacionamiento que deben tener con sus grupos de interés, particularmente con sus empleados, proveedores y clientes.