Para nadie es un secreto que desde hace más de tres años el número de personas que han venido trabajando de forma remota se ha ido incrementando de forma exponencial. De acuerdo al Foro económico mundial, será una práctica repetitiva en las empresas del futuro.
Vale la pena destacar que el trabajo remoto no es para todas las personas, de acuerdo con la personalidad de cada colaborador hay quienes requieren ir a la oficina para poder deslindar su vida personal de la laboral; hay quienes requieren de la presión de un jefe que esté encima y les exija permanentemente; y hay quienes prefieren un lugar destinado para el trabajo. Para aquellas empresas y personas que el trabajo remoto se convirtió en su estilo laboral o que están entrando en esta nueva era del trabajo a distancia, comparto algunas buenas prácticas, ya que tener equipos a distancia puede ser todo un reto para los líderes.
Primero, la comunicación, el lenguaje y el multiculturalismo. La comunicación clara y empática es muy importante para los equipos remotos. Utilizar herramientas tecnológicas no garantiza la buena comunicación. La persona puede recibir el mensaje de texto o el correo, pero no hay garantía de que lo lea, y si lo hace tampoco se sabe si el mensaje se entendió con claridad.
Es por esta razón que se debe establecer con el equipo cuáles son los medios de comunicación y cómo estos van a ser utilizados para fluya la comunicación, lo cual es vital. Para que la comunicación sea efectiva es importante alinear el lenguaje y entender los códigos que cada cultura tiene. Por ejemplo, si en el equipo hay personas de diferentes culturas, es importante establecer un lenguaje en común, no es para todos entendible una palabra como “trancón” o “tusa”. Ni siquiera utilizar códigos como “FYI” o “LOL” o “Asap”. La conciencia del multiculturalismo en los equipos garantiza la comunicación efectiva.
Segundo, horarios interrelacionados. Es importante saber que, aunque los equipos remotos tienen horarios flexibles, estos deben estar coordinados de tal forma para que sea posible lograr reuniones eficientes que tengan en cuenta el horario del país, y del estilo de vida de cada colaborador, para lo cual se requiere de un acuerdo y mucha comunicación. He visto la mala práctica de equipos remotos teniendo tres reuniones al mismo tiempo, lo que eventualmente llevará a burnout.
Tercero, trabajo colaborativo. Para que el trabajo en equipo de forma remota se logre con efectividad, es importante incorporar herramientas tecnológicas de trabajo colaborativo, capacitar al equipo sobre la correcta utilización de dichas herramientas y entregar una retroalimentación eficiente y en tiempo real. De nada sirve una retroalimentación que se da un mes después del hecho a ser mejorado.
Cuarto, objetivos claros, metas alcanzables. Cuando el líder incentiva a que los objetivos sean claros, es factible que las metas sean alcanzadas. La mayoría de los desórdenes en los equipos remotos se dan por la falta de objetivos claros, que tengan actividades puntuales y tiempos de entrega establecidos. Para esto se requiere de una correcta planeación, seguimiento y constante retroalimentación.
Quinto, el equilibrio lo es todo. Se debe recordar que la forma efectiva y eficiente en la que las personas pueden cumplir mentas y ser productivas es manteniendo siempre el equilibrio. Es decir, tiempos de trabajo y de descanso u ocio. El líder debe exigir a sus equipos el equilibrio entre el trabajo y el descanso, y estar constantemente monitoreando este tema. Esto ayudará a cuidar la mente, emociones y salud de las personas que hacen parte de los equipos remotos. Recordar que las personas felices son más productivas.