Desde la pandemia muchas empresas optaron usar WhatsApp como una herramienta de comunicación fácil y rápida con sus colaboradores. El WhatsApp es percibido por las personas como una herramienta de comunicación que da una especie de cercanía. El problema es que a veces dicha cercanía lo que hace es no poner límites entre la vida personal y la laboral, lo que llevó a que muchas personas por los grupos de WhatsApp estuvieran escribiendo hasta altas horas de la noche y los fines de semana. La cercanía con los colaboradores ayuda al compromiso, pero cuando esta se extralimita puede ocasionar el efecto contrario.

Adicionalmente, WhatsApp no es una herramienta pensada para ser utilizada en el mundo corporativo, donde se comparte muchas veces información confidencial de clientes, del know how de la empresa, etc. Vamos a poner un ejemplo, imaginen que tenemos un grupo de WhatsApp con un grupo de colaboradores de la empresa, allí se están compartiendo documentos de clientes, y resulta que la empresa decidió despedir a uno de los colaboradores. Aunque dicha persona fue eliminada del grupo, él o ella puede seguir viendo toda la documentación, link, fotos, etc. que se compartió en dicho grupo hasta el momento en el que fue eliminado. La empresa estaría corriendo riesgo de violación de las políticas de confidencialidad de la información.

Hay herramientas laborales y hay herramientas personales, WhatsApp es una herramienta personal que no debe ser utilizada por las empresas como un medio de comunicación, para eso existen herramientas especializadas como lo es Teams de Microsoft. En el mismo caso anterior, si una persona es despedida del trabajo es posible bloquear su usuario, por lo que no podrá entrar a tomar, extraer o compartir la información que se encuentre en dicha herramienta. Además, al ser una herramienta corporativa donde todo queda documentado, la posibilidad de que estén escribiendo en horarios no laborales se reduce de forma importante.

Hugo Martínez de X-Tention me ayudó a comprender cómo funcionaban las herramientas de Microsoft. Él me comentó que evidentemente las empresas a veces no conocen todas las ventajas y funciones que tienen las herramientas empresariales de Microsoft, como lo son el Teams y Outlook, entre ellas la seguridad, control y seguimiento de la información. Una de las ventajas de utilizar Teams, a parte de tener chat y video al igual que zoom, es que se pueden tener canales de comunicación paralelos para la gestión de procesos, control y gestión de tareas e información.

Muchas veces el problema central es de gobernanza, donde se toma muy a la ligera crear grupos de WhatsApp sin entender las consecuencias de no tener toda la información centralizada en una herramienta que está diseñada para la empresa, y para mantener el control y seguimiento de la información que se comparte.

Recordar que la forma en la que utilizamos la tecnología nos puede hacer felices o infelices, ya que bien utilizada puede ayudarnos a no cometer errores que después se pueden convertir en un dolor de cabeza para la persona y el empresario.