Las actas de la junta directiva

No hay peor tarea y menos gratificante para un miembro de una junta directiva que revisar un acta de 15 páginas. Por ello el secretario debe hacer un gran esfuerzo para que las actas sean breves, describan los eventos fundamentales de la reunión y evitar enredarse en la minucia de las conversaciones.

El secretario debería diseñar una plantilla que incluya fecha, hora, lugar de la reunión, asistentes, cargo de cada uno, modelo de agenda, etc., para facilitar su trabajo. Al final del acta debe incluir una lista de todas las tareas pendientes, con la persona a cargo y la fecha de realización y en cada junta revisar los avances en las tareas y eliminar los temas resueltos. Esto ayudará a los miembros de la junta a realizar un mejor seguimiento de las tareas que deben supervisar. Es aconsejable que el secretario de la junta sea abogado, para que pueda asesorar constantemente a la junta en cuestiones legales.

La agenda juega un papel importante en la efectividad de la reunión y debe describir los temas cruciales para discusión, las mociones que se propondrán o votarán y las tareas que se ejecutarán. Una buena agenda hace énfasis en la discusión de los proyectos estratégicos y en temas de formación, sucesión y ambiente laboral. El objetivo principal de las actas es documentar las discusiones y decisiones de la reunión.

El secretario debe ayudar al presidente a mantener bajo control el tiempo de cada tema en la agenda, ya que las reuniones prolongadas son poco productivas e ineficientes.

Debe ser un buen oyente, asegurándose de que los puntos importantes, las alternativas planteadas y las decisiones se capturen de manera concisa. Debe permanecer imparcial y concentrarse en los hechos y no en las observaciones individuales.

Tener habilidades organizativas, atención a los detalles importantes y capacidad de sintetizar información son clave para tomar notas de manera eficaz. Es fundamental incluir la información esencial y evitar detalles que no lo son. Las actas no tienen por qué incluir opiniones personales, transcripciones textuales, detalles excesivos o conversaciones secundarias irrelevantes. La junta es un órgano colegiado y debe esforzarse por tomar decisiones por consenso. Sólo cuando alguien está en total desacuerdo con el resto en una decisión en particular, el secretario debe dejar constancia de la posición de ese miembro de junta. En lugar de utilizar transcripciones literales, concéntrese en proporcionar información y resúmenes imparciales de las discusiones. Por esto es muy importante que el secretario tenga un conocimiento integral de la compañía. Ver https://www.larepublica.co/analisis/ricardo-mejia-cano-3318666/aliado-y-guardian-3542952

Algunos miembros de junta exigen que se registre cada palabra que dicen. En ese caso los accionistas deben considerar la conveniencia de tenerlos en la junta.

El secretario debe ser capaz de redactar las actas durante el desarrollo de la reunión. La tarea de registrar físicamente las actas en tiempo real conlleva algunas frustraciones. Los presentadores pueden apresurarse al explicar sus puntos, usar abreviaturas confusas o simplemente no ser claros en su discurso.

Detener la conversación para aclarar posibles errores interrumpirá la dinámica, pero debe hacerse para garantizar que las notas sean precisas. Los encargados de registrar las actas tienen una tarea vital. Pedirle al orador que aclare cualquier posible confusión dará sus frutos a largo plazo.

La grabación de las reuniones de la junta tiene ciertos riesgos legales y un buen secretario debe ser capaz de capturar y escribir los hechos importantes de inmediato, por lo que no recomiendo la grabación de voz.

El secretario debe revisar las actas inmediatamente después de la reunión o dentro de las 48 horas para garantizar la precisión y tomarse el tiempo para ajustar y refinar su borrador. Un secretario que trabaje con una junta directiva nueva debe escuchar las opiniones de los miembros de la junta y consensuar el tono de las actas.

Cualquier tema de debate se debe ajustar a la agenda, convertirlo en una discusión productiva y finalizar en conclusiones concretas. A cada tema se le debe asignar una cantidad razonable de tiempo.

Un buen secretario debe tener excelente pensamiento crítico. Debe considerar qué tiene prioridad y qué afectará el futuro de la organización.

Si bien el tono debe ser formal, el acta no tiene por qué ser rígida o difícil de leer. Procure que la redacción de las actas sea sencilla, clara y de amena lectura.