Continuarán… Comunicación: A propósito de las Asambleas

Nos acercamos a la época en que de manera automática, sin que tengamos que pedir el favor, recordarle a nadie o debamos enviar algún tipo de mensaje, los administradores de las sociedades comerciales deben convocar a las reuniones de los máximos órganos sociales de toda sociedad comercial existente en Colombia.

Estas reuniones, donde concurren dueños y administradores son el momento preciso para recibir de parte de éstos, la información que nos permitirá conocer mejor el estado de la sociedad. Es el foro donde se deben aprobar las cuentas de fin de ejercicio, el proyecto de distribución de utilidades y realizar los nombramientos necesarios para confirmar o relevar a los administradores. Para no llegar sin estar preparados, para poder hacer las preguntas adecuadas y conocer de antemano lo que será presentado y discutido en la reunión, ésta debe estar precedida de una convocatoria previa en la cual deben constar dos elementos fundamentales: el orden del día y la forma como se ejercerá el derecho de inspección.

El ejercicio social es un ciclo que coincide con el año calendario. La ruta crítica para llegar a una Asamblea o Junta de Socios exitosa empieza con la finalización del ejercicio social anterior (en este caso, el corte a diciembre 31 de 2025) momento en el cual los administradores deben comenzar a desplegar lo que a mi juicio debe ser una estrategia de comunicación efectiva para refrendar la confianza depositada en ellos como gestores del negocio, pero también, para cumplir con un estricto mandato legal y estatutario de informar de manera puntual y adecuada a los asociados.

Lo urgente no puede desplazar lo importante y no cabe excusa alguna para que un administrador, sobre quien recae un régimen especial de cuidado, diligencia y lealtad, omita convocar y celebrar la reunión. Tampoco es aceptable desde ningún punto de vista restringir el derecho de inspección, claramente reglamentado en la ley, para que el asociado obtenga de parte de los administradores acceso efectivo a la información que le permita hacerse una idea clara del estado y rumbo de la sociedad. Recordemos que no se invierte en sociedades comerciales como un acto de caridad, sino con una finalidad económica.

La esencia de la sociedad comercial además de cumplir con su objeto social es repartir un dividendo a sus asociados. Serán estos quien decidan repartirlo o capitalizarlo. Una gestión adecuada y profesional de los administradores debe estar medida en gran parte por su capacidad, no de capotear una coyuntura o hacerle frente a las dificultades propias de muchos negocios, sino de mantener, preservar y aumentar el patrimonio, generando recursos para la gestión del negocio y dejando una suma adecuada para ser repartida a aquellas personas que han aportado el capital necesario para su existencia. Como asociado le asiste el deber de ser un propietario responsable y participar de manera decidida, respetuosa y proactiva en este tipo de reuniones. ¡Hágalo!