La factura electrónica es una realidad cada vez más cercana. Desde enero de 2019, las empresas que declaran y pagan IVA y el Impoconsumo tendrán que expedir la factura electrónica de sus ventas de bienes y/o servicios, sin excepción y sin más plazo. De hecho, el plazo vence en septiembre de este año para los grandes contribuyentes.

En 2007, con la ley 962 de 2005, el Decreto 1929 y Resolución 14465, se empezó a preparar el terreno para que las empresas puedan emitir sus facturas de manera electrónica; pero solo hasta 2015, con el Decreto 2242, se impulsó esta herramienta para que fuera una realidad, estableciéndose las condiciones de expedición e interoperabilidad para su masificación y como mecanismo de control fiscal.

A pesar de que falta menos de un año para que la facturación sea obligatoriamente electrónica, solo 3% de las compañías en Colombia iniciaron el proceso. Según un análisis hecho por Seres, una de las empresas del sector, el conocimiento de las compañías de la facturación electrónica no es bueno, pues si bien 84% de los empresarios saben que es obligatoria, aún son prevalentes la desinformación y las dudas respecto al tema.

En lo que se refiere a las pequeñas empresas del estudio (correspondiente al 10%) se encontró que ninguna de ellas hace uso de la factura electrónica. Solo 1,96% de las medianas empresas consultadas hace uso de la medida y solamente 4% de las grandes empresas hace uso de la e-facturación.
Debido a la arraigada forma de realizar los procesos de facturación tradicional de la mayoría de empresas en Colombia y al desconocimiento de este proceso, aún no se ve clara la adopción del tema. Sin embargo, hay que tener en cuenta que son muchos los beneficios que ofrece este instrumento en términos de mejora de procesos, reducción de costos y mayor seguridad en el resguardo de los documentos.

En primer lugar, pasar del papel a la tecnología es importante para los empresarios porque reduce costos en el proceso de facturación (como el archivo y manejo de documentos), aproximadamente en un 69%, de acuerdo con cifras de la Dian, pues no es solo la emisión de la factura en papel, sino también el costo del envío y del almacenamiento. En este sentido, el proceso (producción, envío y almacenamiento digital) podrá costar entre $350 y $800 pesos. Asimismo, se reducen los reclamos, se agilizan los cobros ya que se minimizan los errores a través de una facturación más estructurada.

A su vez, las Pyme se consolidan como unas de las más beneficiadas pues, gracias a esta modalidad, tendrán mayores privilegios como, por ejemplo, el acceso a la herramienta de factoring: una alternativa de financiación para empresas que necesitan liquidez antes de un plazo de los 30, 60, 90, 120 o hasta 180 días, en la cual el pago de una factura se puede hacer efectivo. Esto, debido a que el proceso de e-facturación colombiano contará con un registro único de facturas electrónicas con calidad de título valor que garantiza su trazabilidad y la consulta rápida por los actores que participan en los mercados de compra y venta de estos documentos.

Por último, la facturación electrónica crea nuevos negocios alrededor como las pasarelas de pago, la conciliación del recaudo, los servicios de comunicación con los receptores de las facturas a través de correo electrónico, la mensajería y el chat, entre otros.

La mejor forma para realizar esta transición es hacerlo de la mano de la tecnología y un banco aliado, que eduque a los usuarios respecto a este tema y haga un acompañamiento a lo largo del proceso. Es por eso que los beneficios del e-factoring son importantes en temas de recaudación, factoring y facilidades de transacciones comerciales, entre otros. El plazo para hacerlo es cada vez más corto, comience el proceso y hágalo de la mano de su banco para que la entrada en vigencia de la obligatoriedad no lo tome por sorpresa.