"La nómina electrónica debió ser una exigencia legal, pero gratuita para todas las Pyme"

Gustavo Gaviria, jefe nacional de nómina de Coordinadora Mercantil, habló con La República sobre la implementación del software de Nómina Electrónica que contratan con la empresa Heinsohn, y en general, sobre las ventajas de la digitalización e integración de estos sistemas para la gestión del talento humano.

¿Cuál fue la necesidad de la que ustedes partieron para la implementación de la nómina electrónica y como hacían la gestión del recurso humano anteriormente?
La necesidad no partió de la empresa, sino de una exigencia de ley por la Resolución 00013 de 2021 de la DIAN, que nos obligaba a emitir la nómina electrónica.

¿Cómo fue el proceso de búsqueda del proveedor?
Nosotros veníamos trabajando nuestros procesos de nómina, a través de un programa llamado Aurora de la empresa Heinsohn. Posteriormente, en octubre de 2019, arrancamos con una implementación y cambio del sistema. Basados esta buena experiencia, decidimos seleccionar el software de Heinsohn Nómina para dar cumplimiento a la normatividad legal de la nómina electrónica. Esta empresa, se ha convertido, para Coordinadora, en un aliado en temas tecnológicos y legales.

¿Cuáles son las mayores ventajas y desventajas que han encontrado en la implementación de este sistema?
No presentamos dificultades, ya que contamos con la asesoría de una empresa supremamente organizada en todos sus procesos y procedimientos internos. Heinsohn siempre nos ha indicado las exigencias que Coordinadora debe seguir, para cumplirle, no solo al Gobierno sino también al empleado. Así mismo, nos ha permitido tener todos nuestros sistemas de información contables y legales de una manera adecuada.

Entonces, basados en ese ordenamiento que tiene la compañía, y en unas políticas que son muy exigentes, fue muy fácil la implementación.
Ustedes son una empresa grande, pero ¿cuáles considera que son las principales barreras para las pequeñas y micro empresas en la integración de estos sistemas?
Las principales dificultades que tienen las pequeñas empresas y las microempresas son la falta de controles sobre la nómina y un déficit en el acompañamiento de temas tecnológicos. Tener un apoyo externo en temas tecnológicos y legales es vital, este mix ayudó a Coordinadora a sacar adelante la implementación.

¿Es costoso el proceso de implementación de la nómina electrónica?
Sí, una de mis apreciaciones es que hoy las empresas, y máxime cuando estamos saliendo de una dificultad como la pandemia, deben incurrir en costos adicionales que se suman a la administración. Para mí debería ser una exigencia legal, pero gratuita para las micro y pequeñas empresas.
Adaptar la nómina electrónica, implica incurrir en un acompañamiento tecnológico, contratar a un segundo proveedor (si no se elige el mismo) que se encargue de transmitir la información a la DIAN según los requerimientos de ley y, además los gastos que implica realizar las adecuaciones internas requeridas. Entonces son tres actores los que están participando y cada uno con un costo diferente.

¿Qué otros temas están implementando para la gestión de talento?
La compañía en el último año ha realizado importantes inversiones tecnológicas, enfocadas en la gestión del talento humano. En este sentido, Coordinadora llevó a cabo un estudio de casas de software de administración del personal y de talento humano. Finalmente nos decidimos por Heinsohn.
Nosotros no contábamos con sistemas tecnológicos robustos para la administración del talento humano, todo era “inhouse” así es que, nos inclinamos por una empresa con experiencia. Este software nos permite hacer todo el proceso de selección y contratación, así como también las evaluaciones de desempeño de nuestro personal.

¿Cómo ha sido la capacitación de los colaboradores para adaptar estos sistemas?
La capacitación es fundamental. Inicialmente nosotros arrancamos con una sensibilización, ya que las personas a veces están un poco reacias a estos cambios, pues venían acostumbrados a trabajar de una manera específica, y ahora se encuentran con una nueva tecnología para administrar.

¿Considera que las plataformas van a terminar a futuro en la nube?
Totalmente. Hoy con Heinsohn tenemos nuestros servidores propios, porque somos una empresa que ofrece soluciones tecnológicas a sus clientes. Así es que no hay duda de que todo debe de estar en la nube.

¿Qué ventajas ha dejado la pandemia y la implementación de la tecnología para ustedes?
La pandemia ha sido una oportunidad, en cuanto al tema tecnológico, no solamente para nosotros como Coordinadora, sino también para el Estado.
Ahora debemos continuar trabajando en la implementación de mayores medidas de seguridad que nos den más tranquilidad. Veo que todavía estamos débiles en este tema.

Hasta el momento, nuestras cifras de inversión en tecnología, son bastante importantes, no solamente para el año entrante, sino para los que están por venir. Prueba de ello es el aumento de personal de TI, porque somos conscientes de que es ahí donde está el desarrollo de las empresas; en manejar nuevas tecnologías, nuevas herramientas y nuevas alternativas para los clientes.