Los sistemas de facturación electrónica pueden implementarse en minutos

Los procesos de facturación electrónica son aplicados de manera muy similar por los proveedores, pero tienen diferentes características tales como tiempo de implementación, sector productivo y requisitos al ponerlo en marcha.

Por ejemplo, para Pablo Villegas, CEO del proveedor Dataico, el tamaño de la empresa es un factor que debe ser tenido en cuenta debido a que la escala impacta en qué sistema debe centrarse el proveedor por aspectos como sucursales o posibles automatizaciones requeridas, que son diferentes entre empresas micro y grandes.

Villegas afirmó que “a las empresas grandes les importa la facturación como parte de un sistema de negocio mucho más extenso. Tienen una orden de compra o un sistema de aprobación que después se vuelve factura, entra a un sistema de recaudo y de recibos secretos, que se ve contabilizado”. Por lo tanto, el modus operandi y los requerimientos técnicos de las empresas son un factor crucial.

Según las respuestas de dirigentes de compañías proveedoras, el tiempo mínimo promedio para implementar y ejecutar la facturación electrónica oscila entre seis y 10 minutos y puede, en algunos casos, llegar a tardar hasta algunos días de no tenerse ciertos prerrequisitos cumplidos antes de su ejecución; esos requisitos van desde actualizar el RUT hasta las nuevas resoluciones que sean emitidas en los rubros.

De la misma manera, si se desea cambiar de proveedor, el empalme debe hacerse con la seguridad de que el nuevo prestador del servicio posee la facultad de anular una factura de otro sistema distinto, dijo Villegas.
Otro aspecto es el rubro o sector económico al cual pertenece la empresa.

Maurix Granados, gerente de facturación y documento electrónico de Transfiriendo, explicó que “hay unos con particularidades muy especiales, donde podemos ajustarnos y ofrecer valores especializados”. Una muestra de esto son los campos de seguridad y construcción, ya que la factura tiene modalidad AIU, que es una factura propia del gremio donde el impuesto del IVA se hace sobre toda la utilidad, no sobre el contrato.

Asimismo, varias empresas proveedoras afirmaron que el documento contable puede tener más o menos campos, lo que ha dado paso a que exista el servicio de personalización.

Además, existe un nicho de clientes que no tiene acceso a bancarización ni a herramientas tecnológicas. Cifras del DNP y del Banco de Oportunidades revelan que en el sector rural aún existe una brecha de 36,8 puntos porcentuales respecto a la población urbana en acceso a productos financieros. En este sentido, hay empresas con servicios gratuitos para contribuyentes que no emitan más de 10 facturas por mes.

Las "facturas inversas"

Para los no obligados a facturar electrónicamente están las facturas inversas, donde el contribuyente que debería registrar la factura a su nombre, pero que por condiciones específicas no está habilitado, puede registrar el movimiento a través de la contraparte. Por ejemplo, en el caso de un cultivador de papa en la sabana que vende este tubérculo a una compañía fabricante de frituras, quien haría la factura es la empresa productora de alimentos fritos.