Pasos básicos y alternativas para implementar la factura electrónica en su compañía

La facturación electrónica se estableció desde 2015 con el Decreto Único Reglamentario del sector Hacienda y Crédito Público, pero con el Decreto 1154 de 2020 se reglamentó la factura cuando se convierte en título valor, y también fue en este año que se dio un gran avance en la adopción de este modelo electrónico en reemplazo del papel por parte de los contribuyentes.

De acuerdo con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), en el año de inicio de pandemia el número de facturadores electrónicos (personas y empresas que facturan con esta tecnología) aumentó sustancialmente. En 2019 terminó con 47.160 facturadores electrónicos, y al cerrar 2020 se llegó a 500.000.
Actualmente, hay más de 744.000 facturadores electrónicos, y según mediciones realizadas por la Dian, “sobre el número total de obligados (a facturar electrónicamente) según la normativa vigente, se estaría hablando de 920.000 facturadores electrónicos”, dijo Luis Hernando Valero, subdirector de Factura Electrónica y Soluciones Operativas de la Dian.

De esta forma, se evidencia que, aunque ya hay amplia adopción del modelo electrónico, existen varias empresas que aún no usan la factura electrónica. Por ello, explicamos cual es el proceso para implementarla, como funciona, y que opciones tienen las empresas según sus necesidades.

Lo primero que debe saber es que hay tres alternativas, por un lado, la Dian tiene servicio gratuito para empresas de diferente tamaño. Para acceder al servicio, debe registrase en la página web, solicitar un certificado de firma digital y realizar pruebas de software para estar habilitado. Por otro lado, si usted o su empresa ya cuenta con un software contable o de Planificación de Recursos Empresariales (ERP), puede evaluar la posibilidad de integrar la factura electrónica en ese sistema siguiendo las especificaciones tecnológicas exigidas por la Dian. Estas se pueden consultar en el anexo técnico publicado en el portal de facturación electrónica de la entidad.

La tercera opción es contratando un proveedor tecnológico especializado. Hay una lista de las empresas que ha autorizado la Dian para ofrecer este servicio en Colombia, que también se puede consultar en la página, algunas de ellas son compañías como Siigo, Alegra o Facture.

Esteban Téllez, Chief Revenue Officer en Siigo Latam, empresa que brinda servicio a 300.000 Pymes en Colombia, explicó que al escogerlos como proveedor tecnológico “lo único que necesita el cliente es una conexión internet, porque el sistema que ofrecemos lo puede usar desde su tableta, el celular o computador con acceso a la web, todo está en la nube tecnológica”.

Los costos asociados van a variar según la alternativa que eligió, pero también del tipo de servicio que requiera; como la cantidad de facturas que genere y que reciba, y si al contratar un proveedor va a invertir en otros valores agregados. Hay proveedores que tiene paquetes básicos gratuitos, si es para pocas facturas, y esta cantidad se eleva si el servicio incluye facturas ilimitadas, cotizaciones e inventarios y varios usuarios en el mismo software.

Los costos asociados van a variar según la alternativa que eligió, pero también del tipo de servicio que requiera; como la cantidad de facturas que genere y que reciba, y si al contratar un proveedor va a invertir en otros valores agregados. Hay proveedores que tiene paquetes básicos gratuitos, si es para pocas facturas, y esta cantidad se eleva si el servicio incluye facturas ilimitadas, cotizaciones e inventarios y varios usuarios en el mismo software.

Al momento de elegir un proveedor, Valero recomendó averiguar cuáles son las posibilidades que ofrecen y si esa empresa está desarrollando la facturación para una actividad económica en particular. “Es indispensable que tenga todo lo de recepción de facturas electrónicas, ver que ese proveedor le ofrezca servicio para otros documentos electrónicos que la Dian está implementando como el soporte de pago o nómina electrónica, la idea es que tenga un proveedor integral, que le permita seguir escalando y pueda continuar con la tarea de digitalizar los soportes fiscales”, concluyó Valero.

También se recomienda que incluya la firma de certificado digital y que le dé un valor agregado además de la factura, que automatice procesos, que tenga experiencia comprobada, y que además de estar autorizado, pueda cumplir con las nuevas regulaciones.

“Es importante que las personas tengan la tranquilidad que, al tener un software de contabilidad con nosotros, aparte de los beneficios de productividad, de que puede dinamizar su negocio, siempre van estar actualizados con la normatividad, que el Gobierno y el ente regulador proponen”, destacó Téllez.

Capacidad instalada de la Dian para recibir y validar las facturas electrónicas
De acuerdo con el subdirector Valero, en este momento están recibiendo 5 millones de facturas electrónicas al día en promedio, cifra que el año pasado fue de 4,7 millones. Indicó que, según el proveedor de servicios de nube que maneja la Dian, “en un día podríamos ser capaces de facturar hasta 80 millones de documentos.

Tenemos una capacidad bien importante de crecimiento y es una tecnología autoescalable, lo que permite buenos niveles de alcance y de servicio para los contribuyentes”. En este sentido, si crece el número de facturadores rápidamente, habrá posibilidad de validar sus facturas.