Conozca cuáles son los costos para una empresa de emitir un comprobante digital

Para Quinsagro, una empresa del sector avícola de Santander que expide entre 200 y 300 facturas al mes en promedio, la implementación de la factura electrónica le implica una inversión que supera los $9 millones, que incluye la adquisición del software y cargue de información contable.

En las cuentas de Jorge Quintero, gerente de la compañía, todavía falta incluir la actualización permanente con los requerimientos legales exigidos por la Dian, las capacitaciones de su personal, entre otros. “Hasta el momento no podemos asegurar que ya vemos los beneficios económicos de ahorro de los trámites físicos porque apenas estamos empezando a sincronizarnos, muy seguramente dicho ahorro se vea reflejado en un año”, indicó.

De cara a este nuevo reto ya hay un abanico de posibilidades en el mercado para que las empresas se suban al bus de la era de la facturación electrónica, hay desde asesorías gratuitas, hasta planes pospago, prepago y planes personalizados que se adaptan a cada empresa.

Pues bien, LR indagó cuáles son estos planes y cuánto le podría costar a su empresa.

Una de las primeras cosas que debe tener en cuenta es que la facturación electrónica sí le puede resultar gratis si su negocio pertenece a una micro o pequeña empresa y no puede costear un desarrollo propio o un proveedor tecnológico.

El servicio se presta a través de la página web de la Dian. Según la entidad, esta solución gratuita permite guardar información de los clientes, productos y generar documentos electrónicos ilimitadamente. Para ello, solamente se debe acceder a la plataforma de Muisca con usuario y clave, el único requisito es estar inscrito en el Registro Único Tributario, RUT.

Ahora, si su operación es más compleja y su empresa emite un número considerable de facturas al mes, la herramienta virtual de la Dian ya no es suficiente y tendrá que recurrir a dos opciones: desarrollar su propio software e integrarlo a las operaciones de su empresa o contratar los servicios con un proveedor tecnológico.

Si escogió la segunda opción, según Siigo (empresa avalada por la Dian) puede obtener el software de facturación electrónica y el software administrativo, que para facilitar las operaciones se presta en la nube.

De acuerdo con el gerente de la compañía David Ortíz, obtener el software en la nube tiene un precio de $130.000 y posibilita a las empresas emitir facturas electrónicas de manera ilimitada, además de tener acceso a otros servicios como gestionar inventarios o cuentas por cobrar, entre otras.

Pese a que, para los expertos, adquirir un software de facturación electrónica puede ser la mejor solución, recomiendan tener en cuenta qué aspectos se ofrecen y cuáles no están incluidos según sus necesidades.

Qué aspectos determinan el precio del servicio

Según expertos de Certicámara S.A., entre las variables que se deben tener en cuenta, para conocer los costos de implementación la facturación electrónica son: Cantidad de ERP o sistemas contables, costos de soporte sobre ERP o sistemas contables, costos de integración con el proveedor tecnológico, los costos de operación con operador tecnológico y la cantidad de usuarios que se requieran habilitar para que accedan desde la empresa contratante. Dependiendo de estos aspectos, el costo podría incrementarse.