El proceso para crear la firma electrónica y las entidades y plataformas que la ofrecen

La firma electrónica es la alternativa para identificarse en momentos en los que no es posible realizar una firma manuscrita, herramienta que ha sido reconocida en la legislación nacional desde 1999 pero que ahora, luego de la pandemia, ha ganado mayor protagonismo tanto que la oferta de plataformas que ofrecen la generación de la firma es amplia.

De acuerdo con el Decreto 2364 de 2012, la firma electrónica comprende varios métodos, estos pueden ser desde códigos, contraseñas, datos biométricos como el reconocimiento facial, dactilar o de voz, o claves criptográficas privadas, que permiten identificar a una persona.

Teniendo en cuenta que hasta las contraseñas que dan acceso a páginas web cuentan como firmas electrónicas, la generación de las mismas es sencilla y el uso es común, por lo que la mayoría de las veces suele tener un bajo costo y se genera de forma automática al realizar trámites.

Este es el caso del reconocimiento biométrico de Migración Colombia, BioMig, proceso sin costo en el que se recolecta datos biográficos y biométricos por iris para agilizar el proceso de identificación cuando va a salir o entrar a Colombia.

Otra entidad que promueve el uso de la firma electrónica en sus procedimientos es la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) que a través de su Resolución 000080 del 28 de julio de 2020, en medio del contexto de la pandemia, habilitó el uso del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) esto con el fin de facilitar las declaraciones tributarias y operaciones de pago de forma virtual.

“Dentro de los beneficios de la nueva firma se destaca su simplicidad en el acceso y generación, pues fue reducida la cantidad de pasos para generarla. Ya no es necesario que configures preguntas de recordación y puedes realizar el procedimiento tantas veces como requieras, sin la necesidad de agendar cita por olvido de contraseñas o configuraciones previas. Está disponible no solo para las personas obligadas a tener firma electrónica, sino también para quienes desean cumplir sus obligaciones y trámites ante la Dian de forma enteramente virtual”, dijo la entidad.

Esta firma electrónica tiene vigencia de tres años a partir de la fecha en la que se genera, y el proceso se hace a través de la plataforma Muisca y el requisito para tramitarla es tener actualizada la información en el Registro Único Tributario (RUT).

Estas son las personas que la pueden generar:
- Una persona natural con deberes formales a nombre propio o en calidad de representante legal, apoderado, revisor fiscal o contador de algún tercero.
- Quienes realizan operaciones aduaneras
- Declarantes de renta

"En la resolución 12- 761 del 9 de diciembre del 2011 se cataloga a los contribuyentes que ya sea por a nombre propio o siendo representante legal de una entidad, tienen la obligación de presentar las declaraciones por medio de los servicios informáticos y al tener que hacerlo así tienen que tener el mecanismo de la firma electrónica para poder firmar la declaración o los informes que tenga que entregar", dijo Ginna Díaz, docente de contaduría pública de Areandina, sobre los obligados a presentar las declaraciones con la firma electrónica.

La entidad definió la firma como una combinación de una identidad electrónica y una contraseña de uso único, y señaló que esta evita usar archivos magnéticos de validación. "Los beneficios con los que cuenta la firma electrónica son el no tener el riesgo de pérdida del archivo de la firma; la eliminación de los incidentes con la máquina virtual de Java y el navegador de internet, además de evitarse los trámites de renovación del mecanismo por olvido de la contraseña", concluyó la entidad.

La Sociedad Cameral de Certificación Digital (Certicámara) cuenta con la plataforma web Certifirma por medio de la que ofrecen diversos servicios de firma electrónica acreditados por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (Onac). Los tipos de firma electrónica que ofrecen es biometría facial, preguntas reto, clave dinámica y firma digital, con estos, a través de la plataforma se puede adjuntar documentos y enviarlos firmados firmados.

La presidente de Certicámara, Martha Moreno, explicó que un beneficio de la firma de la plataforma es que una o varias personas pueden firmar desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar, además añadió, “el beneficio de una firma electrónica es que es un método confiable y apropiado que permite identificar a una persona con un mensaje de datos, la cual goza de dos atributos, estos son, la autenticidad y la integridad”.

La autenticidad a la que se refiere permite verificar que la persona que firma un mensaje de datos es quien realmente dice ser, mientras que la integridad se refiere a que se garantiza que los datos que se firman no han sido alterados.

La autenticidad a la que se refiere permite verificar que la persona que firma un mensaje de datos es quien realmente dice ser, mientras que la integridad se refiere a que se garantiza que los datos que se firman no han sido alterados.

El uso que se le puede dar a la firma electrónica es en documentos en formatos PDF, Word y Excel, así como contratos y propuestas comerciales, pagarés, liquidaciones, actos administrativos, liquidaciones, facturas, órdenes de compra, actas y certificaciones.

Lo que caracteriza a la firma electrónica es que la puede emitir cualquier proveedor tecnológico, permite identificar al firmante, tiene validez jurídica y probatoria al expedirse a través de un método confiable y apropiado, pero cualquier persona puede controvertirla, a diferencia de la firma digital que cuenta con no repudio, es decir, no se puede controvertir.

Certicámara también genera la firma electrónica certificada, y la presidenta explicó que esta se caracteriza y diferencia porque solo la emite un tercero de confianza denominado Entidades de Certificación Digital (ECD), y no requiere prueba adicional (clave, contraseña, datos biométricos, etc) como si lo necesita la electrónica, y es complejo controvertirla.

La aplicación de la firma electrónica para las empresas se encuentra en múltiples plataformas, una de ellas es ViaFirma que a través de ViaFirma Documents permite recibir documentos para firmar a la vez que quienes contratan el servicio pueden enviar archivos a sus clientes para que los firmen, también tiene varias opciones de firma electrónica: biométrica, certificado digital, certificado alojado en la nube, y código OTP, los cuales son un código enviado por mensaje de texto o por correo electrónico.

Una de las plataformas más famosas para firmar documentos de forma electrónica es DocuSign que tiene versión gratuita pero también hay tarifas que pueden iniciar en US$10 por mes y es posible firmar los documentos desde cualquier dispositivo y enviarlos por correo electrónico para su firma y devolución inmediata.

Finalmente, hay otras plataformas que ofrecen muchos servicios y entre esos está integrado el de firma electrónica, un ejemplo de ello es Truora que en el primer semestre del año adquirió la herramienta de firma ZapSign la cual han denominado como “la más fácil de usar” y se puede integrar no solo a aplicaciones corporativas y a portales sino también a WhatsApp.

Algunas de las empresas que han utilizado este servicio son startups como Rappi, Platzi, Chiper, Muni y Hunty. Las tarifas que ofrecen inician desde la cuenta gratuita con máximo documentos mensuales, y luego va la suscripción profesional de US$8 al mes para máximo 300 documentos al año, después está la categoría Business de US$12 que también tienen máximo 300 documentos pero tienen más métodos de autenticación, hay selfie ID, reconocimiento facial y servicio en eventos masivos.