Cinco pasos que las Pyme deben seguir para evitar sanciones de la Dian o la Ugpp

Los pasos para implementar la nómina electrónica dentro de las compañías son sencillos: uno, habilitarse en la Dian, dos, enviar las pruebas de emisión de la nómina electrónica, y tres, generar los documentos digitales, sin embargo, antes de llegar a ese punto, las empresas deben analizar cuál es la manera más eficiente para completar el proceso, ya que para las Pyme, hay soluciones creadas en el mercado por empresas de soluciones tecnológicos con costos mínimos y que mejorarían las eficiencia de la operación.

Para empezar, la primera opción es hacer su propio desarrollo, una alternativa que da la Dian a los empleadores y que es posible con la ayuda de un ingeniero o profesional en programación, que solo debe realizar e el desarrollo tecnológico. Sin embargo, acá debe tener en cuenta que adicional al software debe adquirir un certificado de firma digital.

Por otro lado, la otra opción es contratar un proveedor tecnológico que ya esté autorizado por la Dian y al que solo le deberá firmar un contrato de mandato para que pueda emitir a nombre de la empresa la nómina ante la entidad.

Según la firma de soluciones tecnológicas Alegra, acá “podrá evaluar un sistema que ofrezca facturación y nómina electrónica de forma complementaria; inclusive, puede ver si tiene más integraciones de contabilidad, inventario, tienda en línea y otros -como Alegra.com- que permita la gestión integral del negocio. Esto lo más recomendable para aprovechar y llevar las cuentas de forma ordenada”, explicó Andrés Torres, Director de Cumplimiento de Alegra.com.

Si la empresa escoge esta segunda opción, podrá hacer el análisis entre más de 92 firmas que la Dian ha avalado para prestar este servicio, según la que más le convenga.

Ahí, en el caso de Alegra, lo que deberá hacer es “uno, registrar la información de los empleados en el módulo de Nómina Electrónica, que incluye sus datos personales, laborales y el medio de pago para su salario; dos, crear una numeración interna junto con las novedades de ingresos y deducciones, y tres, emitir el documento ante la Dian, eligiendo el periodo y los empleados a reportar”.

Qué debe incluir en el documento
Es importante que con el proveedor no olvide incluir los conceptos que se deriven de una relación laboral, devengos y deducciones, es decir, incentivos, bonos tipo cheque en papel de seguridad y utilidades que se paguen al empleado. Ey recomienda analizar pagos a seguridad social con una retroactividad de cinco años, que es el término de caducidad de acción de cobro de la Ugpp y de retenciones en la fuente de los últimos tres años, ya que se podrá ejercer fiscalización o determinación de obligaciones con mayor facilidad.

Esquemas de precios para Pyme
Los planes en el mercado son variados y para micro y pequeñas empresas suelen tener costos bajos. En el caso de Alegra, hay varios planes mensuales, que van desde una opción gratuita para quienes tienen hasta dos empleados; un plan de $15.000 de tres a seis empleados; de siete a 15 empleados en $20.000; de 16 a 25 empleados $30.000 al mes y de “26 a 50 empleados a $40.000 y en todos nuestros planes ofrecemos 50% de descuento durante medio año si se adquiere el sistema antes del 1 de junio”.

Analizar beneficios laborales
Carlos Mario Sandoval, socio líder de People Advisory Services de EY Colombia, señaló que la implementación es una oportunidad “que permitirá no solo afianzar la cultura digital sino revisar conceptos jurídico-laborales relacionados con compensación y evitar adversidades tributarias, laborales o en materia de seguridad social a futuro por errores actuales”. Deberán revisar beneficios contractuales o convencionales o trabajo por turnos para comprobar que se está cumpliendo con normatividad laboral y de seguridad social.

Revisar parametrización
Según EY además de revisar las relaciones laborales, ya que la Dian cruzará información con la Ugpp y el MinTrabajo, se debe hacer una revisión de la parametrización de la nómina: “esto consiste en una evaluación de los parámetros que utilizan el software y/o el proveedor de nómina, para verificar que este sea coherente y esté actualizado con lo que la Dian y la UGPP exigen en cuanto a aportes a la seguridad social y retención en la fuente. Se recomienda que la compañía evalúe uno o dos meses, para saber si están alineados”.

Codificación adecuada
Otro paso según EY es que las empresas analicen si tienen la codificación de la Dian, esta etapa implica la identificación de los códigos asignados a cada uno de los conceptos nominales, “de manera que la empresa garantice que sus pagos laborales van a estar clasificados en esos conceptos de nómina. Para ello es de vital importancia estar alineados con la legislación laboral, ya que de lo contrario la empresa podría quedar expuesta a sanciones por parte de las autoridades fiscales y de seguridad social”.