El próximo año se generarán 107 millones de documentos de nóminas electrónicas

Desde agosto del año en curso hasta el año gravable 2022, se recibirán 107 millones de documentos soportes de pago de nómina electrónica acorde con la estimaciones que tiene la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

Cada día se emiten en promedio cuatro millones de facturas electrónicas, según los datos de la entidad, que corresponden a 600.000 facturadores y se traducen en más de 1.331 millones de facturas, por un monto cercano a $1.880 billones.

Rubén Darío Cortés, director de nómina para la línea de Business Services & Outsourcing, BDO Colombia, explicó que con la transformación tecnológica que se está dando en este momento, la nómina se suma a otros documentos que se deben emitir de forma electrónica como la factura, documentos soporte para no obligados en compras y, prontamente, el documento de importaciones.

“El flujo diario de documentos permite que se realice una gestión diaria de análisis de la información recibida en tiempo real”, expresó Cortés. Sin embargo, teniendo en cuenta que a corte de hoy no hay empresas en Colombia que ya hayan generado este documento, “la nómina electrónica se debe hacer por empleador y variará de acuerdo al número de empleados que tenga cada una de las empresas”, especificó el directivo.

Ahora, lo que sí es cierto, es que con la información generada por el reporte de nómina, las entidades de control y los actores del sector tendrán una realidad más acertada sobre los índices de empleo y la forma cómo están pagando las empresas a sus colaboradores.

Partiendo que desde el primero de agosto se iniciará el proceso para que las empresas se habiliten con su operador tecnológico en la Dian y un mes después se logrará tener el primer documento electrónico de algunas empresas, Andrés Ángel, CEO de Nominapp, enfatizó en que Colombia tiene a la fecha, por lo menos, dos años de retraso en digitalización administrativa y contable con relación a otros países de la región como Brasil y México, que empezaron estos trámites hace cuatro años.

Y basados en que el número de documentos de nómina electrónica aumentará, Ángel dejó en claro que “un mal cálculo de la nómina antes de pagarla o reportarle a la Dian conllevará a que la entidad le informe a la Ugpp y esta se encargue de levantar millonarias multas por esas malas liquidaciones previas”, por lo que se generarían dolores de cabeza para algunos que lo implementen mal.

Por otro lado, según menciona Paola Páez, coordinadora del departamento prejurídico del Centro Jurídico Internacional, las ventajas empresariales al implementar la nómina electrónica también se evidencian en el marketing de la compañía, a raíz de que esto daría paso a la puesta en marcha de nuevas estrategias, aspecto que podría traducirse en un mayor número de empresas reportantes y formales.

Pese a que el panorama es prometedor en la modernización de la emisión, Jairo Andrés Pineda Suárez, director del programa de Contaduría pública de la Universidad El Bosque, manifestó que “la emisión de los documentos electrónicos no avanza como se esperaba, el porcentaje en la transformación se ha venido dando a paso muy lento”, aspecto que podría afectar el balance de la implementación del nuevo calendario.

Cómo realizar la habilitación para transmitir la nómina electrónica

Como requisito fundamental para dar inicio al proceso de reporte del documento de nómina electrónica ante la Dian, está la habilitación en el servicio informático del sistema.

Se debe realizar previo a la fecha máxima para iniciar a generar y trasmitir el documento soporte de pago y sus notas de ajuste, indicando los nombres, apellidos y razón social del fabricante. Posteriormente se deben realizar las pruebas del software, confirmar el estado de “habilitado” y una vez aprobado, automáticamente migrará a la operación.