Puntos clave sobre la Nómina Electrónica

De acuerdo con la Dian, el próximo 1 de agosto de 2021 inicia el proceso de habilitación para la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica. Posteriormente, a partir del 1 de septiembre, serán las fechas máximas para la generación y transmisión de este documento para todas las empresas de acuerdo con al grupo definido:

- El grupo 1 de empresas con más de 250 empleados, tiene como fecha máxima para iniciar con la generación y transmisión del documento de pago de nómina electrónica, el 1 de septiembre de 2021.

- El grupo 2, contiene incluye empresas entre 101 y 250 empleados, debe iniciar la generación y transmisión el 1 de octubre de 2021.

- El grupo 3, para empresas que tienen entre 11 y 100 empleados, deberá iniciar el 1 de noviembre de 2021.

El grupo 4, cuyo rango de número de empleados está entre 1 y 10, deberá realizar la generación y transmisión el 1 de diciembre de 2021. Este nuevo documento soporte de pago de nómina electrónica, incluye los pagos realizados por nómina a aquellas personas vinculadas a través de una relación laboral o legal vigente y reglamentaria y los valores devengados y deducidos por nómina, así como los descuentos del impuesto de la renta y complementarios.

Este nuevo documento electrónico continúa aportando en la reinvención digital de las empresas ya que su implementación es una oportunidad para revisar y digitalizar el proceso. Al abordar el cambio acompañado de una gestión tecnológica y cultural de las áreas, podrán, además de cumplir, gozar de los beneficios que esta implementación ofrece:

1. Utilizar el soporte de los pagos de nómina dentro de las declaraciones tributarias, para devoluciones automáticas y declaraciones sugeridas.

2. Implementar todo el proceso de desmaterialización de los comprobantes fiscales.

3. Sustentar de forma más ágil y fácil los costos y deducciones asociados a pagos de nómina ante la Dian.

4. Mantener la información de los costos, deducciones y demás, actualizados en la Dian.

5. Eliminar todos los trámites administrativos para certificar los desprendibles de nómina ante las entidades, adoptando modelos de transformación digital en el ámbito administrativo.

La gran diferencia de la nómina electrónica frente al proceso que se ha realizado históricamente, es que este es un reporte detallado a la Dian sobre la generación de la nómina para poder sustentar los costos y deducciones en las declaraciones tributarias.

Adicionalmente, se transmitirán a la Dian los documentos de soporte de pago nómina electrónica y las notas de ajuste de forma mensual. La primera transmisión se deberá realizar dentro de los primeros 10 días del mes siguiente a la fecha máxima de implementación del calendario.

Cabe acotar que el contenido de cada uno de los documentos deberá estar en español y pesos colombianos y los documentos deberán almacenarse durante cinco años a partir del 1 de enero del año siguiente a su elaboración.

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