Las lecciones que dejó un año de pandemia por el covid-19 en el campo legal

Una de las principales condiciones que se exigen o se esperan al inicio de cada relación abogado-cliente es ese famoso encuentro presencial, que se resume en esa frase coloquial de tener una conversación “face to face”. Sin embargo, desde que inició la pandemia del covid-19, esa tendencia cambió por completo.

Las firmas de abogados no solo tuvieron que pensar en qué nuevas áreas legales y campos normativos se abrían con un escenario mundial que modificó la forma de trabajar, de ir a un centro de salud y hasta de reclamar los derechos. Los equipos también se tuvieron que poner en la tarea de idear, estructurar y activar nuevos esquemas de atención que garantizaran una atención de calidad, inspirando la misma confianza cuando se tiene al abogado frente al cliente.

Y tal realidad se dio en doble-vía, porque el profesional del derecho no solo se empezó a contactar virtualmente a sus clientes, sino también (y lo sigue haciendo) a jueces, árbitros y a otros funcionarios de la Rama Judicial.

“Desde Garrigues, 2020 nos dejó dos lecciones: la primera, aunque no podamos predecir lo que va a ocurrir, debemos intentar prepararnos para todos los escenarios posibles y, la segunda, debemos acostumbrarnos a trabajar bajo condiciones de gran incertidumbre lo que exige, muchas veces, mayor rapidez y flexibilidad ante posibles eventos”, indicó Jaime Iglesias, socio responsable de Garrigues Latam.

Iglesias agregó: "En Garrigues estamos orgullosos de (i) nuestros ejes estratégicos (la digitalización, la sostenibilidad, y la internacionalización), (ii) nuestros valores (la calidad, la ética y la innovación) y, (iii) la fuerza y compromiso de nuestra gente, han demostrado ser sólidos para afrontar esos desafíos que nos ha presentado 2020".

Así como son cientos los bufetes que operan en Colombia, son diversas las lecciones que podríamos contar sobre la forma en que se adaptó el sector legal a esta nueva realidad. Por lo pronto, consultamos a los voceros de las cinco firmas de mayores ingresos en 2020 para que nos resumieran cuáles fueron las lecciones aprendidas de un año que resultó ser más que retador.

“La digitalización de la justicia es clave para Colombia”

Consolidar la oferta de servicios e incorporar nuevas áreas de asesoría. En ambas acciones se concentró la estrategia de la firma Brigard Urrutia en medio de los efectos que dejó la pandemia del covid-19.

“Seguimos reinventándonos y fortaleciendo algunas áreas de práctica. A título de ejemplo, estamos fortaleciendo las áreas de bioseguridad, salud, gestión de patrimonio, TMT y compliance. También lanzamos nuevas áreas en respuesta a una necesidad latente de nuestros clientes, como derecho deportivo, derecho de familia, ciberseguridad, derecho público y ASG e Impacto”, explicó Carlos Umaña, managing partner de Brigard Urrutia.

Para el vocero, el mayor reto fue el de acelerar el paso para que las firmas de abogados adoptaran las reformas necesarias que permitieran anticiparse a la evolución que aseguró tendrá el sector.

Debido a este esfuerzo, aumentó el equipo de Tecnología e Información del bufete en 2020 y 2021. “Esto, para brindarle a nuestros abogados todas las aplicaciones disponibles para hacer su trabajo más eficiente y hemos visto que ello ha mejorado la calidad y tiempo de los procesos que llevamos a cabo dentro de la firma”, indicó Umaña.

Aunque el covid-19 dejó aspectos negativos el año pasado, como el freno del área de comercio exterior debido al estancamiento económico, hubo lecciones que se aprendieron y todas van encaminadas al fortalecimiento de los canales digitales en la operación y ejecución de la justicia.

“Creemos que la digitalización de la justicia es sumamente importante para nuestro país. Las firmas deben promover esta digitalización y adecuar sus recursos para responder frente a este nuevo entorno. Es decir, aspectos tales como la consecución de pruebas, el acceso y procesamiento de gran cantidad de datos, la cadena de custodia digital y otros más, deben ser entendidos y desplegados por las firmas para estar preparadas frente a un nuevo entorno en el cual cambiará radicalmente la forma de litigar y tener acceso a la justicia”, destacó Umaña.

Por último, el vocero precisó que continuarán analizando “cuidadosamente cómo será la nueva normalidad tras la pandemia” para ajustar el rumbo de la firma en el corto plazo. “Por lo pronto el mercado colombiano como el internacional se concentrará en las áreas que generen mayor valor agregado”, dijo.

“El éxito depende de de nuestra capacidad de adaptación”

Son varias lecciones clave las que ha dejado la pandemia del covid-19 según explicó Alejandro Mesa, managing Partner de Baker McKenzie Colombia. “Hemos aprendido que el éxito de nuestra firma depende fundamentalmente de nuestra capacidad de adaptación a un entorno siempre cambiante. También hemos aprendido que, en el liderazgo, es vital mantener constante comunicación con nuestros equipos y clientes, así como mantener la cultura de la organización a pesar de la distancia. La transformación digital no sólo nos permite gestionar eventos externos, sino también eventos internos de integración, así como implementar programas y canales enfocados en bienestar”, comentó.

Para enfrentar esta crisis, Mesa dijo que aplicaron el modelo global 3R (Resiliencia, Recuperación y Renovación), que ha sido clave para el asesoramiento que ofrecen a sus clientes. “Si bien la firma ya contaba con infraestructura de vanguardia, que nos permitía trabajar de manera remota, la situación actual aceleró la adopción de plataformas adicionales, permitiéndonos estar más cerca de nuestros clientes sin importar en qué parte del mundo estén basados”, comentó.

El cambio de mentalidad y de la forma de operar fue tal, que pusieron en marcha el programa de innovación llamado Reinvent, el cual consiste en definir un equipo que combina experiencia en el dominio legal, datos, ciencia de datos y aprendizaje automático a través de la inteligencia artificial de SparkBeyond.

“Somos el único bufete de abogados con acceso a esta tecnología que será aprovechada en una serie de proyectos bajo el liderazgo del socio de investigación y desarrollo, Ben Allgrove. Queremos aprovechar las tecnologías analíticas aumentadas y la ciencia de datos para desarrollar y brindar nuevos servicios a nuestros clientes. Nuestro objetivo es ofrecer un juicio basado en el aprendizaje automático, así como ampliar las iniciativas de impacto social con investigación y análisis, y eventualmente utilizarla también para escalar la práctica pro bono de una manera que no se puede lograr solo con recursos humanos”, explicó Mesa.

Por último, Baker aprovechará las tecnologías analíticas aumentadas para desarrollar y brindar nuevos servicios a nuestros clientes para lograr dos objetivos: mantener los altos estándares de servicio al cliente en la virtualidad y establecer un plan claro para el retorno al trabajo presencial sin perder los aprendizajes de la virtualidad.

“Lo digital pasó a ser absolutamente esencial”

La incertidumbre puso a todos los sectores económicos con un freno en la mano a la hora de decidir si se inyectaba capital en un proyecto, en una nueva estrategia e incluso en una asesoría legal.

“Los recortes de gastos en la clientela sin duda fueron un reto, pero las dificultades que ello ofreció se vieron compensadas con un cabal entendimiento de la mayoría de nuestros clientes en cuanto al valor agregado que una firma multidisciplinaria y regional como la nuestra, con áreas bien especializadas en los distintos campos de asesoría, puede ofrecerles en tiempos de crisis”, indicó Felipe Cuberos, socio de Philippi Prietocarrizosa Ferrero DU & Uría.

En medio de este complejo escenario, el vocero de la firma explicó que la prioridad fue diseñar un plan que permitiera preservar los puestos de trabajo. “En nuestro caso particular, los esfuerzos de caja -que fueron esencialmente preventivos- los concentramos en otras áreas (viajes promocionales, gastos de representación, etc.), lo cual mantuvo a nuestro personal motivado y nos permitió seguir produciendo a toda marcha sin afectación económica. Adicionalmente, el seguimiento constante de los socios, directores de áreas y consejo de administración nos permitió ir tomando decisiones rápidas y proactivas, en lugar de reactivas, ante las circunstancias del mercado”, comentó.

Así mismo, destacó que lo segundo que tuvieron que ejecutar fue un plan tecnológico. Según Cuberos, “lo digital pasó de ser un recurso complementario, o si se quiere, de apoyo, a convertirse en algo absolutamente esencial para nuestras labores. Con esta visión, implementamos cambios en todos nuestros procesos y aplicaciones, soportándonos de manera mucho más amplia en tecnologías de computación en la nube para hacer más fácil, eficiente y seguro el trabajo virtual. También implementamos estrategias de mitigación al riesgo de fugas de información o de alteración en los sistemas, mediante el establecimiento de múltiples centros de datos, e instrumentamos soluciones en la nube y tecnologías móviles para nuestros procesos financieros, entre otras estrategias”.

Entre los planes de 2021, el bufete seguirá consolidándose como firma regional en Colombia, Perú y Chile, especialmente porque ven oportunidades de asesoría en distintos frentes para clientes con presencia multilatina. También acompañarán a las empresas en EE.UU. y Europa, para asuntos transaccionales.

“El legaltech se ha acelerado cada vez más por la pandemia”

“Gracias a la tecnología contamos con mayor acceso a la información de forma inmediata y hemos reducido las brechas en distancia y tiempos para la atención a nuestros clientes. La gestión de conocimiento con desarrollos digitales nos ha permitido ser más eficientes en beneficio de nuestros clientes”, así lo destacó Jaime Herrera, socio de Posse Herrera Ruiz.

Esa tendencia, según el vocero del bufete, ha sido un aliado para el sector legal pues ha logrado beneficios como acortar los tiempos de los procesos. “El legaltech se ha acelerado cada vez más, existe una gran evolución digital que es aliada de nuestro equipo para innovar y ser más eficientes sin perder nuestra esencia”, comentó Herrera.

Al preguntarle sobre las enseñanzas que dejó el manejo del covid-19, explicó: “Son varias enseñanzas que nos está dejando la crisis sanitaria, muchas de ellas llegaron para adaptarnos a los nuevos contextos, por ejemplo, se aceleraron las dinámicas de trabajo al 100% de acceso digital para proteger a nuestro capital humano. Estas medidas las habíamos implementado antes de 2020 mediante esquemas remotos que permitían la flexibilidad necesaria a los abogados que por distintas razones se trasladaban de ciudad o país”.

Y agregó que ante la evolución y la velocidad con que se están registrando los cambios en la sociedad actual, la invitación es a ser versátiles aprendiendo constantemente y entendiendo a profundidad la coexistencia digital en la profesión legal, esto nos está aportando mayor eficiencia en los procesos. “Son tiempos para avanzar sin perder el foco en la excelencia en los procesos y en los resultados para nuestros clientes”, comentó.

Aunque confirmó que la firma de abogados continuará garantizando un alto nivel de atención, profesionalismo y dedicación en sintonía con la propuesta de valor, “en estos contextos cambiantes y veloces es muy difícil predecir tendencias en este sector, o en cualquier sector. Estamos muy atentos a estas señales en aras de brindar servicios legales de altísimo nivel y con soluciones idóneas que requieren nuestros clientes”.

A modo general, destacó que a pesar de la ansiedad que generó en muchos la pandemia, “por fortuna hubo resiliencia y determinación para adaptarnos y encontrar nuevas formas de producir y relacionarnos con colegas y clientes”.

“Siempre estamos a la vanguardia en temas de innovación”

La pandemia del covid-19 no solo frenó la ida a la oficina, cerró las puertas de algunos comercios y nos aisló en los hogares. Las llamadas operaciones de fusiones y adquisiciones, conocido como el sector de M&A, quedó en stand by por algunos meses. Para José Luis Suárez, managing partner de Gómez-Pinzón, este fue uno de los retos en el sector legal el año pasado.

“Teniendo en cuenta que 2020 fue un año retador y lleno de incertidumbres, uno de los obstáculos más grandes fueron el cese de transacciones entre marzo y mayo, puesto que las compañías habían cambiado sus prioridades, dejaron de lado la búsqueda de expansión y su única dirección era proteger la caja”, indicó.

El segundo reto que tuvieron que enfrentar fue a nivel gerencial. “Esta crisis nos dejó estar más unidos como equipo. Uno de nuestros atributos es la cercanía y el trabajo en equipo, lo cual se vio reflejado en nuestro día a día para buscar soluciones y acompañar a nuestros clientes. Resaltando el buen servicio que prestamos siempre y que nuestros clientes nos vieran como aliados estratégicos para su negocio. Adicionalmente, nos demostró que estábamos preparados y fuimos capaces de seguir atendiendo a nuestros clientes de manera virtual y con el mismo compromiso y dedicación”, dijo Suárez.

Además de la integración del equipo laboral, la pandemia despertó la creatividad e innovación en la mayoría de los bufetes. Muestra de ello es la aplicación GPapp, la cual busca generar alertas a los clientes para estar actualizados en temas tributarios, laborales, corporativos, entre otros. “Gómez-Pinzón siempre está a la vanguardia en temas de innovación, por esta razón siempre buscamos en ofrecer a nuestros clientes herramientas digitales para facilitar la comunicación. Resultado de este trabajo, fue nuestra aplicación”, indicó el managing partner de la firma.

Ya centrados en el transcurso de este año y con señales de reactivación a pesar de estar viviendo el tercer pico de la pandemia, Suárez precisó que entre las metas de 2021 están afinar el esquema de funcionamiento mixto en la oficina (virtual/presencial) y seguir construyendo y empleando la innovación tecnológica en diferentes soluciones para los clientes. “Continuaremos mejorando el servicio y manteniendo la cercanía y empatía. La pandemia fue un reto, pero, asimismo, una oportunidad para salir adelante y en esa medida el mercado, en las diferentes industrias, está siguiendo su curso positivamente”, concluyó.