Las prácticas para aplicar en facturación electrónica

Las mejoras que le puede generar a las empresas en su intercambio comercial son innumerables.

Mario Fernández

*CEO de Gosocket

Antes de comenzar a resumir las mejores prácticas de la facturación electrónica aplicables a Colombia, es importante destacar que esta iniciativa es liderada por la Dian, siguiendo una marcada tendencia de las Autoridades Tributarias de Latinoamérica, destacándose Chile que fue el pionero en implementarla en 2003 y también México y Brasil, grandes países de la región en los que esta modalidad de facturación se ha masificado completamente, convirtiéndose en un importante motor para la digitalización de sus economías.

Considerando dichas experiencias, y las de otras decenas de países donde están siendo aplicadas, la primera recomendación es tener en cuenta que este proyecto trae beneficios que van mucho más allá de mejorar el control tributario de parte de la Dian. Las mejoras que le puede generar a las empresas en su intercambio comercial son innumerables, es por eso que nosotros aconsejamos que, al seleccionar una solución para resolver su facturación electrónica, elijan a proveedores que tengan mucha experiencia y cuyas soluciones les permitan realmente alcanzar dichos beneficios, que van desde lo operativo hasta lo financiero, en vez de simplemente tratar de resolver los requerimientos legales básicos.

La segunda recomendación tiene que ver con la distribución de las facturas, la cual debería implementarse de tal forma que las empresas no tengan que comunicarse entre sí para saber a dónde deben enviar y/o recibir sus facturas.

Actualmente el modelo de Colombia depende de un mecanismo de interoperabilidad que requiere de mucha intervención y coordinación entre las empresas, por lo que sugerimos que se busquen mecanismos más óptimos por parte de todos los interlocutores, como la Dian, los proveedores tecnológicos y las empresas.

La tercera buena práctica apunta a una definición más restrictiva de los campos de la factura, ya que, aunque en Colombia se está utilizando el estándar internacional UBL para el formato de estos documentos digitales, lo cierto es que este esquema XML tiene una diversidad de campos excesiva, que obliga a las empresas a manejar demasiadas informaciones. Recomendamos entonces que se establezca un consenso entre los diferentes segmentos económicos y la autoridad tributaria, para que se definan qué campos se necesitarán efectivamente en cada caso.

La cuarta recomendación está relacionada con los mensajes de Rechazo/Aceptación de las facturas, los cuales deben ser normados y registrados también en la plataforma de la entidad tributaria. Esto es muy importante para las futuras operaciones de Factoring Electrónico (eFactoring), aspecto que ya está siendo regulado por el MinCIT. Lo que se busca es establecer el Registro de Facturas Electrónicas (Refel), en el cual se publicarán digitalmente las cesiones de eFactoring, pero para ello deberá validarse que las facturas no hayan sido rechazadas por sus respectivos deudores (pagadores).

La quinta y última sugerencia, pero no por ello menos importante, es que el proyecto en sus comunicaciones deberá reforzar los aspectos tributarios y operativos, no solo los técnicos, ya que las empresas desean entender con mayor claridad cómo deben operar en cada caso de uso que la facturación electrónica les presenta. Por ejemplo, muchas empresas no saben que una factura electrónica debe anularse mediante la emisión de una nota de crédito.
Si tenemos en cuenta estas recomendaciones se eliminarán algunos temores que existen entre las empresas sobre posibles sanciones, lo cual tiene a algunas frenadas en la adopción del modelo y esto permitirá que el proyecto fluya mucho mejor.

TEMAS


Factura electrónica - Dian - Impuestos - Tributación