Así se adaptan las oficinas y los espacios de trabajo a la "nueva normalidad" tras la pandemia del covid-19

El golpe económico del covid-19 en el sector empresarial ha sido de enormes dimensiones, tanto así que seis de cada 10 empresas tendrán que reducirse en infraestructura y bajar sus costos de operación mensuales entre 9% y 12%, especialmente los relacionados con el mantenimiento y adecuación de oficinas, así lo evidenció un informe de Co-Work Latam.

De acuerdo con el informe, especialmente las organizaciones grandes en la pospandemia buscarán descentralizar sus fuerzas de trabajo en sucursales más pequeñas y en equipos remotos en oficinas flexibles y privadas, disminuyendo los recursos que eran destinados antes para pagar arriendos de alto costo en oficinas tradicionales.

Sin embargo, esta coyuntura hará que la mayoría de las empresas, sin importar su tamaño, deban bajar significativamente los costos de su operación mensual y que tengan que destinar nuevas inversiones en protocolos de bioseguridad para la reactivación.

Algunas empresas del sector de oficinas han identificado los principales retos que tienen para el regreso a la normalidad y a los puestos de trabajo.
“En JLL hemos evidenciado que lo más importante es dar tranquilidad a las personas cuando se piensa en el reingreso a la oficina y de esta forma desarrollamos un plan con los protocolos que involucran todos los aspectos, medios de transporte, sistemas de acceso que no requieran contacto físico, controles y filtros de limpieza, adecuaciones de espacios internos en puestos de trabajo y que en las zonas sociales y salas de reuniones se evite la aglomeración”, explicó Paula Cárdenas, directora de JLL.

“Tanto para Cbre, como para nuestros clientes y colaboradores, creemos que es muy posible que se deberá planificar un mayor gasto al reabrir los espacios, teniendo en cuenta sus propias decisiones estratégicas. Por la parte operativa, habrá gastos adicionales para casos relacionados a una limpieza mejorada, gel desinfectante de manos, equipos de protección personal, servicios de detección y aumento de las comunicaciones. Se necesitará además capital para reconfigurar el espacio, cambios en mobiliario, accesorios y componentes tecnológicos que mejoren el espacio de trabajo en medio del covid-19”, explicó Felipe DeFrancisco, director Cbre Colombia y Ecuador.

En el caso de Cushman & Wakefield sus inversiones han estado dirigidas al diseño de puestos de trabajo y uno de ellos es el “Programa para regresar a los lugares de trabajo”, que incluye normativas y recomendaciones para garantizar espacios seguros y un buen proceso.

“En Colombia hemos guiado a nuestros clientes en un proceso con este programa ya probado siguiendo los protocolos del Gobierno, las recomendaciones de la OMS y las políticas de cada compañía, buscando minimizar los factores que pueden generar la transmisión de la enfermedad dentro de las oficinas”, afirmó Juan Carlos Delgado, country manager de Cushman & Wakefield.

Cabe señalar que dentro de los principales protocolos que implementarán las empresas está la capacitación de todos los empleados según los protocolos establecidos para que estén familiarizados con ellos y la adopción de nuevos formatos y acciones sencillas.

Las adecuaciones en las oficinas están guiadas bajo el modelo de 2MO (dos metros de distancia en la oficina). Allí se contemplan por ejemplo, estaciones de gel antibacterial en puntos de alto tráfico, señalización acorde al espacio de trabajo, donde se establezcan los sentidos en que las personas deben desplazarse, las zonas donde deben esperar y circunferencias para establecer cercanías entre los puestos de trabajo.

“Las inversiones allí varían dependiendo del tamaño de la oficina, pero oscilan entre los $60.000 y los $250.000 por metro cuadrado, bajo el modelo de 2MO, e inhabilitando puestos. Ahora, hay empresas que han invertido más, ya que incluyen en su modelo sistemas de detección de movimiento y calor para no tener que operar la luces, remodelaciones internas para hacer divisiones y otros. Todo depende al final de lo que la compañía esté analizando a futuro”, aseguró Delgado.

De igual manera, empresas como Cbre destacan las experiencias que han tenido en otros países con la implementación de los nuevos protocolos.
“Las primeras lecciones aprendidas en Asia, por ejemplo. indican que traer a los equipos de vuelta a la oficina ‘a tope’ es imprudente y poco coherente con la mayoría de recomendaciones de salud pública, las cuales señalan que lo mejor es que las medidas de distanciamiento social se impongan de modo gradual y bien pensado. Las empresas deben marcar un plan que permita aumentar gradualmente el número de personas que regresan a su lugar de trabajo”, dijo DeFrancisco.

La tecnología tendrá un rol significativo en estos cambios y hay varias herramientas recomendadas. Por ejemplo, Room Wizard, una plataforma para que los empleados puedan hacer reservas de salas a través de una pantalla y así no tengan que caminar por todas las instalaciones hasta encontrar un espacio libre. Esto lo podrán hacer en su celular para no compartir equipos. Otra es Steelcase Workplace Analytics, que funciona con sensores que detectan e informan qué puestos de trabajo están libres por colores, algo similar a los carros en los parqueaderos. Por último está Surface Hub 2 de Microsoft, una pizarra inteligente para acerca a equipos remotos y que todos puedan participar activamente con cámara 4K, micrófonos de largo alcance y altavoces nítidos.