Desconvocatoria o indebida convocatoria a una reunión

La figura denominada ‘desconvocatoria’, si bien no se encuentra estipulada en la legislación colombiana, ha sido desarrollada por la doctrina. Esta figura es aplicable, sujeta a ciertos requisitos, en los eventos en que fue convocado el máximo órgano social en cumplimiento de las formalidades legales y estatutarias aplicables; pero no será posible llevarla a cabo en los términos convocados y si se desea aplazarla o cancelarla.

Por el contrario, si la convocatoria a la reunión del máximo órgano social no cumple con los requisitos legales y estatutarios, la figura procedente no sería la desconvocatoria, pues dicha convocatoria no surtiría efectos y las decisiones adoptadas en una reunión indebidamente convocada serían ineficaces.

¿En qué eventos se considera que existe una indebida convocatoria?
La indebida convocatoria existe cuando: la persona que la realiza no tiene las facultades para ello, se comunica a través de un medio diferente al establecido en la ley o los estatutos, se envía por fuera de los plazos requeridos o no se incluye en la convocatoria el orden del día en los eventos que la ley así lo exige.

¿Cuál es el efecto de convocar indebidamente?
En el evento de estar mal agendada una reunión, debería volverse a convocar al máximo órgano social conforme a la ley aplicable y a los estatutos, e incluso, existen conceptos de la Superintendencia de Sociedades, señalando que en este caso sería procedente realizar una reunión por derecho propio.

Si la reunión fuera llevada a cabo aun cuando la convocatoria no se realizó correctamente, las decisiones adoptadas serían consideradas ineficaces. En efecto, el artículo 190 del Código de Comercio establece que las decisiones tomadas en una reunión celebrada en contravención a lo prescrito en el artículo 186 (i.e. sin sujeción a lo prescrito en la ley y los estatutos en cuanto a la convocatoria), serán ineficaces. Dicha situación implica que desde el momento de la adopción de las decisiones, estas automáticamente no producirán efectos.

¿Es procedente aplazar una reunión convocada correctamente?
De acuerdo con pronunciamientos de la Superintendencia de Sociedades, una vez convocado el máximo órgano social en cumplimiento de los requisitos legales y estatutarios, no es viable aplazar la reunión citada, pues ello, constituiría una desconvocatoria, según la doctrina ha denominado dicha figura. Así, la desconvocatoria resultaría inaplicable en principio, pues la convocatoria es considerada un acto jurídico que genera efectos vinculantes en relación con los destinatarios de la misma. Esto significa que los accionistas adquieren el derecho a asistir en la fecha y al lugar indicados para la reunión convocada, en la cual podrán ejercer su derecho a deliberar y a votar.

¿Qué requisitos deben cumplirse para desconvocar una reunión?
La Superintendencia de Sociedades ha sentado la posición de que solo en el evento de que existiera manifestación expresa de todos los accionistas que representen el 100 por ciento de las acciones en circulación, sería factible el aplazamiento o cancelación de una reunión debidamente convocada, es decir, solo en ese evento procedería la desconvocatoria.